Syarikat sering menggunakan sistem perakaunan berkomputer untuk memproses dan mengekalkan transaksi dan rekod perakaunan. Sistem ini menyerap dan menyimpan data ini dengan menggunakan modul seperti pemiutang akaun, penghutang akaun, baki percubaan dan gaji. Sistem perakaunan berkomputer sama ada direka khusus untuk syarikat tertentu atau dibeli daripada pihak ketiga (mis. Timberline atau MAS 200). Sistem perakaunan berkomputer adalah alat yang bernilai untuk banyak syarikat.
Kelajuan
Sistem ini memproses data dengan cepat. Sebaik sahaja maklumat tersebut dimasukkan ke dalam modul berkaitan seperti gaji atau akaun yang perlu dibayar, proses sistem dan menyimpannya dengan serta-merta.
Penjanaan Automatik
Majoriti sistem perakaunan berkomputer mempunyai ciri-ciri seperti kemasukan pesanan dan penjanaan invois yang berkaitan. Majikan boleh membuat akaun untuk pelanggan mereka, menyimpan nama, alamat, pesanan dan invois mereka selama yang diperlukan. Sistem berkomputer juga membolehkan majikan membuat dan mencetak penyata akaun. Selanjutnya, banyak sistem perakaunan mempunyai ciri gaji, yang membolehkan pemprosesan gaji lengkap, termasuk penjanaan dan pencetakan cek dan laporan.
Masa yang tepat
Majikan dapat mencetak dan mencetak semula pesanan pelanggan, invois, dan semua urus niaga perakaunan yang lain seperti yang diperlukan. Dia juga boleh dengan mudah mencari data gaji pekerja seperti alamat semasa dan jumlah bayaran tanpa perlu mencari melalui kabinet pemfailan untuk mencari fail personel.
Membasmi Pemprosesan Manual
Sistem perakaunan berkomputer menghapus pemprosesan manual. Yang kedua ini melibatkan pemprosesan dan rakaman pendapatan, perbelanjaan, keuntungan, kerugian, dan penyesuaian syarikat dengan tangan, mewujudkan banyak ruang untuk kesilapan. Transaksi gaji dan urus niaga cukai perniagaan juga direkod secara manual. Dengan sistem perakaunan berkomputer, majikan mempunyai proses penyimpanan dan pengimbangan yang lebih lancar.
Motivasi Kakitangan
Sistem perakaunan berkomputer sering memerlukan kakitangan untuk menjalani latihan untuk mempelajari kemahiran baru, membuat mereka berasa termotivasi. Selanjutnya, majikan boleh menyalurkan latihan kepada wakil dari syarikat perisian, yang membuat tekanan kepada anggota staf untuk mentadbir latihan itu sendiri.
Menyederhanakan Audit
Jika kerajaan persekutuan atau negeri memutuskan untuk mengaudit syarikat, sistem perakaunan berkomputer memudahkan proses. Biasanya, sebelum audit dijalankan, juruaudit memberitahu majikan melalui pos tentang dokumen-dokumen tertentu yang diperlukan untuk audit. Bergantung pada jenis audit, dokumen mungkin termasuk penyata cukai, daftar gaji dan carta akaun.
Sistem perakaunan berkomputer boleh menyimpan banyak maklumat. Sekiranya audit memerlukannya, majikan boleh mengakses maklumat yang bertarikh dari tahun ke tahun. Jika, semasa audit, juruaudit secara spontan meminta dokumen perakaunan, majikan boleh dengan cepat mengambilnya dari sistem dan bukannya mengomel melalui kotak simpanan untuk mencari salinan keras.
Mengurangkan Penyelewengan
Perisian perakaunan berkomputer menjadikan sukar bagi pekerja untuk mencuri wang dari syarikat. Contohnya, jika pekerja gaji cuba membayar lebih daripada jumlah yang dibenarkan, kecuriannya kemungkinan besar akan ditemui kerana sistem perakaunan menyimpan semua transaksi yang disimpan.
