Apabila anda menjalankan sebarang perniagaan, pihak berkepentingan, pengurus dan pelanggan akan mengharapkan kecekapan, kebolehpercayaan dan keselamatan. Hal ini terutama berlaku terhadap transaksi kewangan. Kawalan dalaman memastikan semua proses perniagaan atau organisasi memenuhi tuntutan ini. Walau bagaimanapun, adalah penting untuk mengenal pasti apa-apa kelemahan dalam persediaan kawalan dalaman anda. Terdapat beberapa cara untuk melihat kekurangan ini dan maklumat tersedia untuk membantu anda. Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa, sebagai contoh, telah mengeluarkan garis panduan untuk memantau kawalan dalaman.
Katalog semua prosedur kawalan dalaman anda. Ini termasuk mendokumenkan transaksi kewangan, reka bentuk dan pengujian produk, prosedur pembelian dan pengauditan dalaman. Ketahui dengan tepat apa yang anda hadapi sebelum anda memeriksa prosedur selanjutnya. Cuba untuk mengenal pasti bahagian syarikat atau organisasi yang mungkin lebih berisiko berbanding yang lain. Juga menilai reka bentuk kawalan anda. Ini biasanya termasuk dokumentasi, organisasi, pemisahan tugas, maklum balas dan latihan.
Mengendalikan penilaian risiko untuk semua prosedur kawalan anda. Kenal pasti kegagalan paling mungkin dalam perniagaan atau organisasi anda. Penilaian risiko biasanya mengambil bentuk jadual. Setiap risiko baru dimasukkan ke dalam satu barisan. Untuk memeriksa risiko, tambah beberapa lajur yang menunjukkan apa yang boleh menjadi salah, mengapa, siapa yang bertanggungjawab terhadap proses itu, yang memeriksanya, penyelesaian dan apabila orang yang bertanggungjawab mengambil tindakan.
Melaksanakan audit dalaman. Ini termasuk inventori stok dan aset, penyesuaian tunai dan akaun yang perlu dibayar. Penyelarasan tunai bermaksud bahawa jumlah tunai cair yang dimiliki oleh syarikat adalah betul jika dibandingkan dengan pendapatan dan perbelanjaan. Akaun audit yang kena dibayar bererti memeriksa semua bayaran akan pergi ke syarikat atau individu yang betul. Ini mestilah merujuk silang semua penyata kewangan di dalam (jabatan akaun) dan luaran (bank).
Mendidik kakitangan mengenai proses dan kaedah kawalan dalaman moden. Kawalan dalaman, seperti banyak aspek perniagaan lain, sentiasa berkembang. Maklumkan pekerja anda sebarang perubahan dan pastikan mereka terlatih. Kekurangan pengetahuan dan latihan merupakan sebab utama kegagalan kawalan dalaman. Menguji pengetahuan pekerja dan mengadakan sesi semakan semasa latihan kakitangan.
Pantau kakitangan kawalan dalaman anda. Penilaian risiko biasanya dibuat oleh mereka yang melakukan kawalan dalaman. Memantau atau menjalankan pemeriksaan luaran membolehkan pihak ketiga mengenal pasti kelemahan yang mungkin ditanggung orang atau pasukan. Ini boleh terdiri daripada proses itu sendiri kepada penyeliaan mereka yang mengawalnya. Syarikat pengauditan luar biasanya melakukan pemeriksaan sedemikian. Kebanyakan perniagaan mempunyai hubungan dengan juruaudit luaran yang dipercayai.
Periksa maklum balas pelanggan dan pihak berkepentingan. Adakah terdapat aduan yang biasa? Adakah terdapat pelanggaran kawalan dalaman? Misalnya, jika sejumlah pelanggan melaporkan kegagalan produk yang sama, seperti butang yang salah, anda boleh bekerja mundur menerusi prosedur syarikat anda untuk mencari masalah. Ini biasanya bermaksud mengkaji, dalam urutan terbalik, penghantaran, perhimpunan, pembuatan, pengujian dan reka bentuk.
Lihatlah laporan jabatan. Adakah terdapat kawasan syarikat yang semakin buruk atau tidak bertambah seperti yang diharapkan? Isu-isu seperti itu mungkin disebabkan oleh faktor-faktor lain tetapi juga mungkin menandakan beberapa jenis kegagalan kawalan dalaman. Setiap jabatan dapat mengawal dan memantau apa yang berlaku; tetapi laporan jabatan perlu diikat bersama untuk mencerminkan perniagaan secara menyeluruh. Periksa sama ada setiap jabatan mempunyai mekanisme yang cukup kuat untuk kakitangannya melaporkan kelemahan kawalan.
