JISC InfoNet menerangkan pengurusan rekod sebagai pengurusan sistematik semua rekod bersama dengan maklumat atau data yang terkandung di dalamnya. Pada masa lalu, rekod ini disimpan dalam format kertas dan setiap organisasi besar mempunyai pendaftaran, kadang-kadang diawaki oleh tentera kerani. Sistem pengurusan rekod elektronik hari ini telah mengambil alih. Kedua-dua sistem pengurusan rekod manual dan elektronik mempunyai kelebihan yang jelas serta keburukan.
Pengambilan dan Perkongsian Data
Sebab utama mengapa banyak organisasi telah menjadi tanpa kertas adalah kemudahan yang membolehkan sistem elektronik mendapatkan semula dan berkongsi maklumat. Apabila data diadakan di atas kertas dan disimpan di dalam pendaftaran, mengambilnya memberikan cabaran. Selain itu, maklumat itu hanya boleh digunakan oleh seorang individu pada suatu masa. Walaupun sistem elektronik menyelesaikan masalah ini, mereka juga menghadapi cabaran lain.
Kos Peralatan dan Potensi untuk Usia
Apabila sebuah organisasi berjalan tanpa kertas, terdapat banyak data yang disimpan di atas kertas yang perlu diimbas dan disimpan dalam format digital. Perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk latihan ini memerlukan sejumlah besar wang. Kos awal, kelemahan yang signifikan dengan sistem elektronik adalah bahawa kedua-dua perkakasan dan perisian menjadi usang dalam masa yang agak singkat. Perkakasan boleh memerlukan perubahan dalam masa kurang daripada 18 bulan manakala perisian berubah setiap 2-3 tahun.
Sistem Elektronik dan Terbitan Rakyat
Pelaksanaan sistem pengurusan rekod elektronik memerlukan perubahan dalam sikap pekerja. Apa-apa perubahan radikal dalam organisasi dilihat dengan keraguan oleh ramai pekerja yang tidak pasti bagaimana perubahan sedemikian akan memberi kesan kepada mereka. Apabila cara menguruskan fail lama digantikan oleh yang baru, pekerja merasakan kehilangan kawalan dan ini perlu ditangani oleh jaminan dari majikan - dan disokong oleh kejayaan sistem yang dilaksanakan.
Keselamatan dan Isu-isu Lain
Dengan perkongsian maklumat yang meningkat bahawa sistem pengurusan rekod elektronik membuat kemungkinan timbul masalah keselamatan. Sekiranya langkah-langkah yang mencukupi tidak dilaksanakan, ia mungkin berlaku untuk maklumat syarikat sulit untuk berakhir di tangan yang salah. Selain itu, pengurusan rekod boleh menjadi masalah apabila sistem tersumbat dengan rekod yang tidak perlu (seperti salinan dokumen). Ia tidak biasa untuk mencari situasi di mana sejumlah besar rekod yang diadakan adalah sebenarnya surat sampah.
