Dalam satu hari dan teknologi, proses redundansi, terabytes, gigabait dan salinan salinan maklumat, pengurusan rekod adalah amalan biasa tetapi kritikal semua organisasi harus dipaku. Lebih dan lebih kerap, pendekatan untuk mengekalkan fail data menjadi roti dan mentega pengambilan keputusan perniagaan yang baik.
Pengurusan Rekod Yang Melibatkan
Pengurusan rekod melibatkan pelbagai bidang pengumpulan data, penyimpanan, dan akhirnya kemusnahan yang betul. Sains ini dipecah menjadi pelbagai kategori: input dan pengumpulan, penyimpanan, redundansi dan sandaran, dan pengurangan. Input dan kutipan menetapkan protokol untuk pekerja untuk mengikuti bagaimana data dicipta dan sistem pemfailan harus mengikuti untuk mendapatkan semula mudah kemudian. Ia juga menentukan apa yang perlu disimpan dan apa yang tidak sepatutnya. Penyimpanan boleh melibatkan kedua-dua fail hardcopy dan elektronik dan menetapkan parameter tentang cara penyimpanan yang dibenarkan dan apa yang tidak (iaitu cakera keras berbanding folder kertas berbanding rangkaian atau pemacu denyar). Redundansi dan sandaran melibatkan penyelenggaraan salinan keselamatan maklumat penting dalam kes bencana. Dan akhirnya pengurangan menentukan kaedah yang dibenarkan untuk pemusnahan data dan penghapusan daripada sistem perniagaan.
Bantuan Statistik untuk Membuat Keputusan
Pengurusan rekod membolehkan pengumpulan statistik mudah. Kebanyakan pengambilan keputusan perniagaan berdasarkan analisa trend. Analisis-trend dibangunkan dan dibina berdasarkan corak mencari maklumat dan data dan membuat kesimpulan tentang tingkah laku pola tersebut. Pengurusan maklumat yang lebih baik, analisis trend yang lebih baik dan pengetahuan perniagaan yang berkaitan cenderung.
Mengelakkan Kerugian Maklumat
Satu lagi komponen utama pengurusan rekod adalah menghalang kehilangan data. Ia boleh berlaku dengan sangat mudah: fail dipadam, folder yang salah dicabut, pekerja yang buruk berjalan keluar dari bangunan dengan data sensitif.
Pengurusan rekod memastikan bahawa terdapat proses pencegahan untuk mengatur dan memfailkan maklumat dengan cara yang dilindungi. Kemudian redundansi dimasukkan ke dalam permainan seperti sistem sandaran dan pelbagai salinan repositori jadi jika satu sistem fail dimusnahkan maka ia dapat dengan cepat diganti oleh salinan terkini. Akhir sekali, langkah-langkah keselamatan membantu menangkap rekod yang sedang dicerobohi yang boleh menjejaskan kesejahteraan dan kepentingan syarikat.
Manfaat Organisasi
Pengurusan rekod meningkatkan kecekapan. Data ditemui lebih pantas, lebih mudah, dan membuat keputusan ditingkatkan dengan analisis segera dan mendapatkan semula maklumat. Pemantauan rekod yang lebih baik mengurangkan sisa sumber. Ruang kertas dan ruang penyimpanan yang kurang digunakan apabila protokol yang betul diikuti. Kemusnahan akibat kemalangan dan kerugian kekal dielakkan apabila pengurusan rekod yang betul memastikan salinan sandaran terkini wujud. Pengurusan rekod juga mengekalkan jejak kertas untuk membantu mempertahankan tindakan syarikat semasa proses litigasi. Akhir sekali, pengurusan rekod membantu mengekalkan organisasi yang baik apabila berurusan, bertindak balas kepada, dan melayani pelanggan atau projek. Dengan mengekalkan sistem pengumpulan maklumat yang teratur, data dan maklumat yang berharga boleh diambil apabila diperlukan khusus kepada pelanggan atau projek.
Penyumberan Luar sebagai Pilihan
Banyak syarikat mahu kekal berdedikasi untuk kepakaran utama mereka dan tidak mahu begitu peduli dengan mengekalkan sistem data. Dalam keadaan sedemikian, ia boleh menjadi sangat bermanfaat untuk menggunakan rakan kongsi atau vendor untuk mengekalkan dan merekabentuk pengurusan rekod supaya syarikat klien hanya boleh memberi tumpuan kepada perniagaan utamanya. Pentadbiran hanya berminat untuk membayar untuk perkhidmatan yang memastikan maklumat yang disimpan dikumpulkan dan dikekalkan sebagai pelanggan memerlukannya untuk membuat keputusan. Banyak syarikat yang lebih besar telah bergerak ke arah ini untuk menjadi lebih cekap, kadang-kadang penyumberan luar hanya perkhidmatan sandaran dan yang lain mengubah seluruh sistem rekod kepada vendor untuk pengurusan yang lebih baik.
