Keupayaan anda untuk berkomunikasi secara berkesan akan memberi kesan langsung kepada kejayaan anda di tempat kerja. Sangat penting bagi anda untuk mengetahui cara menulis dan menghantar koresponden yang ringkas dan mudah difahami. Memo perniagaan adalah dokumen ringkas yang membahas kumpulan orang tertentu dan berfokus pada tujuan tertentu. Memo yang ditulis dengan baik akan membantu anda berkomunikasi dengan cekap dan mencapai hasil. Sebagai tambahan untuk menulis dengan betul, sangat penting untuk memastikan memo anda dihantar dengan betul, kepada orang-orang yang perlu membacanya paling banyak.
Kerajinan Memo Anda
Fikirkan penonton anda. Sebelum anda mula memo memo anda, pertimbangkan tahap pendidikan dan pengalaman orang yang anda berkomunikasi. Juga perlu diingat keperluan penerima anda. Sesetengah individu mungkin memerlukan arahan yang lebih terperinci dan garis panduan tertentu, sementara yang lain dapat diberikan maklumat yang sangat umum dan kemudian mengambil inisiatif sendiri.
Gunakan pemformatan header yang betul. Dalam baris "Tarikh", gunakan singkatan standard. Untuk "Kepada," anda harus menyenaraikan setiap orang yang akan menerima memo itu dengan nama. Jangan gunakan nama samaran. Gunakan nama pertama dan terakhir, dan letakkannya mengikut abjad atau mengikut kedudukan dalam syarikat. Untuk baris "Dari", gunakan nama pertama dan terakhir anda, serta jabatan yang anda berada, jika berkenaan.
Pilih garis subjek yang khusus dan bermaklumat. Sering kali, orang menghantar memo dengan garis subjek yang samar-samar dan umum. Satu yang spesifik dan ringkas akan memberikan penerima idea yang lebih baik mengenai apa yang disebut memo. Sebagai contoh, baris subjek umum akan membaca "Mesyuarat," tetapi garis subjek tertentu mungkin berkata, "Persembahan pasukan jualan untuk mesyuarat Jumaat."
Dibuka dengan spesifik. Jangan buang masa dengan chit-chat atau latar belakang. Bahagian pertama memo anda harus menyatakan dengan tepat apa yang anda perlukan. Dengan menggunakan contoh di atas, persembahan pasukan jualan, anda mungkin membuka dengan, "Pada mesyuarat hari Jumaat, pasukan jualan akan membentangkan pameran slaid dengan angka pendapatan dan akaun yang boleh dibayar untuk suku pertama."
Tulis memo anda, mengelakkan suara pasif. Memo direka untuk berkongsi maklumat dan meminta bantuan, jadi anda perlu menggunakan suara aktif. Dalam tatabahasa dan penulisan, suara aktif bermakna subjek ayat adalah aktif - melakukan atau menjadi sesuatu - daripada mempunyai perkara lain yang berlaku kepada mereka. Suara aktif akan dibaca seperti, "Pasukan jualan akan membentangkan persembahan slaid." Pendekatan pasif akan dibahas seperti, "Kami ingin pasukan jualan mempertimbangkan persembahan slaid."
Tulis kesimpulan. Kesimpulan anda tidak perlu rumit, tetapi ia harus meringkaskan perkara utama yang dirujuk dalam memo itu sendiri.
Edit kerja anda. Beberapa perkara adalah memalukan seperti menghantar memo perniagaan dan menyedari selepas itu bahawa anda telah meninggalkan salah eja yang betul di tengah-tengahnya. Menerajui memo anda sebelum menghantarnya, dan sebagai tambahan kepada pembetulan, elakkan perkataan yang tidak perlu. Simpan simpan memo anda.
Hantar Memo anda
Hantar memo anda. Jika anda menghantarnya melalui surat antara pejabat, pastikan setiap orang yang ditangani dalam memo mendapat salinan sendiri. Tiada siapa yang perlu berkongsi memo dengan lelaki itu di bilik kecil yang seterusnya.
Gunakan e-mel jika pilihan. Memo emel harus dihantar kepada semua orang pada masa yang sama, tetapi anda mungkin ingin menyalin beberapa penerima. Jika anda menghantar e-mel ke dalam memo anda, masukkan subjek memo dalam baris subjek pengepala e-mel. Jangan gunakan fon, imej atau tambahan e-mel yang comel atau berwarna-warni.
Ikuti selepas anda menghantar memo anda. Jika ada tarikh akhir yang dinyatakan dalam memo, pastikan anda menyemak kembali dengan penerima di kemudian hari.
Petua
-
Pastikan memo anda mengikut mana-mana garis panduan syarikat mengenai mata peluru, jarak perenggan, dll.
Amaran
Jika anda menggunakan e-mel untuk menghantar memo, semak semula sebelum memukul kekunci "Hantar". Anda akan berhati-hati tentang siapa yang menerima maklumat proprietari atau sulit melalui e-mel.
