Komunikasi dalam sesebuah organisasi adalah kritikal. Pekerja yang lebih berkaitan dan berpengetahuan adalah lebih banyak kepercayaan yang akan mereka rasa terhadap majikan mereka. Penyelidikan menunjukkan bahawa pekerja lebih suka interaksi tatap muka dengan atasan mereka, tetapi kekangan masa dan saiz organisasi tidak selalu membenarkan pendekatan sedemikian. Memo syarikat adalah cara lain untuk menyampaikan maklumat penting kepada penonton dalaman organisasi. Kurang formal daripada surat perniagaan, mereka mungkin mengumumkan dasar baru atau perubahan organisasi, menyampaikan maklumat yang diminta atau berfungsi sebagai kemas kini projek. Belajar untuk menulis memo syarikat yang menyampaikan keperluan pekerja maklumat akan membantu menguatkan "kuasa dalam" syarikat anda.
Perkara yang anda perlukan
-
Imej digital logo syarikat
-
Perisian penerbitan desktop
-
Mesin pencetak
-
Kertas
Masukkan logo syarikat sebagai imej di bahagian atas halaman anda.
Buat tajuk yang berbunyi (dalam semua huruf besar) "MEMO," "MEMORANDUM" atau "INTEROFFICE CORRESPONDENCE." Ini boleh berpusat di bahagian atas atau sejajar dengan margin kiri.
Berikutan tajuk itu, sisipkan ruang dan kemudian kata "TO:," "DARI:," "TARIKH:" dan "SUBJECT:" (anda juga boleh menggantikan "RE:" sebagai ganti "SUBJECT:") dengan maklumat yang sesuai diikuti oleh pulangan yang sukar. Pengaturan boleh berbeza-beza. Setiap item boleh mempunyai baris sendiri untuk empat baris, atau anda boleh membahagikan kepada dua lajur: yang pertama mengandungi "TO:" dan "DARI:" dan yang kedua dengan "DATE:" dan "SUBJECT." Anda tidak termasuk alamat dalam atau salam ("Dear …").
Mulakan badan memo anda pada baris kedua atau ketiga di bawah tajuk. Jika memo anda adalah mesej rutin, buka secara langsung. Memo yang menyampaikan berita buruk harus terbuka dengan pernyataan netral yang berkait rapat dengan topik memo, yang diketahui dalam komunikasi perniagaan sebagai penyangga, untuk menyediakan pembaca untuk maklumat negatif. Bergantung kepada berita, anda boleh memilih antara beberapa strategi untuk pembukaan ini. Pastikan bahawa ia adalah ikhlas, relevan, jujur dan ringkas.
Gunakan baki ruang anda untuk memberikan maklumat penting. Nada itu mestilah perbualan. Gunakan sub tajuk untuk membuat memo yang lebih mudah untuk dibaca. Anda juga boleh memasukkan jadual, graf atau visual lain. Penulis ingin memujuk penonton mereka harus memasukkan bagaimana / mengapa maklumat ini akan memberi manfaat kepada pekerja secara peribadi atau syarikat secara keseluruhannya.
Berakhir dengan nota positif dan mesra. Jangan masukkan penutup atau tandatangan percuma.
Cetak memo dan permulaan dengan nama anda di bahagian atas, atau sediakan memo untuk diemail (anda mungkin kehilangan beberapa pemformatan dengan menghantar secara elektronik). Sekiranya memo akan dihantar kepada berbilang penerima, ia mungkin lebih murah untuk mencetak satu salinan, memulakannya dan kemudian buat salinan fotokopi.
Pengedaran. Ia boleh dihantar tangan, dihantar melalui e-mel, dihantar melalui e-mel antara muka atau dihantar melalui pos.
Petua
-
Gunakan format blok (tiada lekukan) dengan garis ruang di antara setiap perenggan. Fokus pada satu topik. Cuba simpan memo di bawah dua halaman. Memo hanya boleh digunakan di kalangan penonton dalaman anda. Jangan hantar memo kepada orang di luar syarikat anda. Tulis surat sebaliknya. Jika anda menangani memo kepada individu tertentu dan bukannya keseluruhan jabatan atau kakitangan pada umumnya, tuliskan abjad anda kecuali ada orang dalam jawatan tertentu yang harus diberi penempatan yang lebih menonjol.
