Banyak organisasi mempunyai masalah, dan untuk menulis memo tentang menyelesaikan masalah, anda harus mengikuti langkah-langkah tertentu.. Sebelum anda boleh menulis memo anda memerlukan semua maklumat yang berkaitan dengan masalah serta individu yang terlibat. Kadang menyelesaikan masalah adalah masalah untuk meningkatkan komunikasi.
Menentukan atau menentukan masalahnya. Memo anda harus bermula dengan pernyataan masalah. Ini adalah ringkasan ringkas tentang apa masalahnya. Pastikan anda memasukkan maklumat ini dalam istilah termudah yang mungkin supaya semua orang yang terlibat akan memahami masalah tersebut.
Cari sebab-sebab yang mungkin timbul. Pelan tindakan anda boleh ditujukan untuk menghapuskan punca-punca tersebut.
Tulis siapa dan apa yang dipengaruhi oleh masalah itu. Senaraikan semua orang dan jabatan yang terjejas dan terangkan bagaimana. Contohnya, sistem komputer yang tidak mencukupi akan menjejaskan jabatan perkhidmatan pelanggan kerana ia tidak dapat membuat panggilan dengan cepat. Ini dapat mengurangkan keuntungan sebuah syarikat kerana perkhidmatan pelanggan yang lemah boleh menyebabkan kehilangan pangsa pasar.
Buat senarai kemungkinan penyelesaian untuk masalah ini. Satu penyelesaian boleh menjadi penaik taraf lengkap kepada sistem komputer. Satu lagi penyelesaian yang mungkin adalah untuk menyewa lebih banyak wakil khidmat pelanggan untuk menangani lebihan panggilan kerana sistem yang tidak baik. Tuliskan banyak penyelesaian untuk masalah seperti yang anda boleh tunjukkan.
Mengesyorkan penyelesaian yang terbaik. Terangkan mengapa kaedah yang anda pilih adalah yang terbaik. Tentukan siapa yang akan membantu melaksanakannya. Cadangan anda hendaklah termasuk kos yang akan ditanggung. Pastikan penyelesaiannya mempunyai masa permulaan dan masa akhir. Gariskan individu atau jabatan yang akan mengambil bahagian dalam penyelesaian.
