Perancangan sesuatu acara memerlukan banyak kerja. Bagi setiap individu atau syarikat yang mana perkhidmatannya anda sewa, anda memerlukan kontrak untuk melindungi anda daripada dituduh berlebihan atau terikat tanpa perkhidmatan tersebut pada hari kejadian. Gunakan bahasa ringkas dan ringkas ketika menulis kontrak peristiwa sehingga tidak ada ruang untuk salah tafsir dari salah satu pihak.
Menyusun semua maklumat yang perlu anda sertakan dalam kontrak dalam satu dokumen untuk rujukan anda. Ini termasuk nama dan maklumat hubungan anda dan syarikat atau individu, termasuk alamat, nombor telefon dan alamat e-mel, tarikh kejadian, masa yang anda perlukan pekerja muncul, dan masa kejadian bermula dan dijangka akhir. Tuliskan senarai peralatan yang relevan yang akan anda berikan, dan apa yang anda harapkan pekerja yang dikontrak untuk dibawa. Sebagai contoh, jika anda menyewa DJ, jelaskan jika anda boleh membekalkan pembesar suara, tetapi DJ bertanggungjawab untuk kabel tersebut.
Buat borang dengan bahagian untuk maklumat hubungan, tarikh dan masa yang disenaraikan, serta jangkaan pada senarai anda. Untuk kontrak yang sudah diformatkan, Microsoft Office menawarkan beberapa templat percuma untuk dipilih.
Tulis perjanjian pembayaran dengan menyatakan nama anda sebagai pembayar, nama pekerja kontrak (atau nama syarikat) sebagai penerima, upah setiap jam atau keseluruhan dan apa-apa bayaran tambahan yang sama ada boleh ditambah atau ditolak (Secara spesifik nyatakan mengapa ini boleh berlaku, jika berkenaan.). Termasuk kaedah pembayaran (cek, tunai, PayPal) dan apabila pembayaran akan dikeluarkan. Sekiranya pembayaran akan dikeluarkan pada hari kejadian, nyatakan sama ada sebelum atau selepas perkhidmatan selesai.
Tulis bahagian khusus untuk bayaran balik dan pembatalan, dan jelas menyatakan alasan anda untuk tidak mengeluarkan pembayaran. Sertakan tetingkap masa untuk membolehkan pembatalan. Sebagai contoh: "Syarikat mungkin membatalkan sehingga 48 jam sebelum acara, atau mereka akan dinilai bayaran." Nyatakan apa yurannya, juga.
Tulis bahagian untuk apa-apa perkara yang boleh dirunding yang khusus untuk acara anda dan bagaimana ia dapat diselesaikan. Sebagai contoh, jika acara di luar, masukkan rancangan "hari hujan" atau tunjukkan sama ada anda akan membatalkan acara tersebut, bagaimana anda akan memberitahu pekerja yang terkontrak, dan apa yang (jika ada) pampasan yang dia terima.
Buat seksyen dengan kedua-dua nama anda dan nama penuh pekerja yang dikontrak, ditaip, dengan garis ke tarikh dan tandatangan. Salin kontrak acara yang ditandatangani untuk pekerja, dan menyimpan salinan tambahan untuk rekod anda.
