Adakah apa-apa yang lebih membingungkan daripada berjalan ke pejabat baru pada hari pertama kerja anda dan tidak tahu apa yang anda patut lakukan, lebih kurang di mana untuk mencari bilik mandi? Dengan perancangan yang sedikit (dan ingatan panjang tentang apa yang ingin menjadi seorang pemula sendiri), anda boleh merancang manual orientasi pekerja yang akan membuat pertama kali merasa betul di rumah.
Kenal pasti maksud dan skop manual. Adakah untuk berjalan pendatang baru melalui proses langkah demi langkah untuk menjalankan tugas-tugas tertentu? Adakah ia memperkenalkannya kepada sejarah dan polisi korporat, peraturan tingkah laku yang sesuai, dan bentuk dan prosedur piawai menurut kehadiran, percutian dan cuti sakit? Atau adakah gabungan kedua-duanya?
Gariskan senarai topik yang akan dibahas dalam manual dan tentukan sama ada anda ingin menulis keseluruhan manual itu sendiri atau mewakilinya bahagian kepada kakitangan yang berpengetahuan. Keputusan ini akan berdasarkan kerumitan kerja serta seberapa kerap manual perlu dikemas kini untuk mengikuti pertumbuhan syarikat dan pengenalan teknologi baru.
Kumpulkan dan fotokopi dokumen sedia ada untuk dimasukkan ke dalam manual. Ini termasuk perkara-perkara seperti spesifikasi pekerjaan untuk kedudukan pekerja baru, bentuk standard, pernyataan misi syarikat dan / atau laporan tahunan terkini, carta organisasi, pelan lantai pejabat, senarai pekerja bersama dengan tajuk mereka dan telefon pejabat mereka nombor, dasar gangguan seksual, dan mungkin satu salinan surat berita syarikat terkini.
Tentukan topik mana yang perlu ditulis dari awal. Sebagai contoh, pekerja yang bukan sahaja baru kepada syarikat tetapi juga baru ke bandar mungkin menghargai senarai restoran, kedai dan pejabat pos yang berdekatan. Sekiranya ada tradisi yang tidak tertulis yang menarik bagi pendatang baru untuk mengetahui, ini akan menjadi tempat yang baik untuk menyebutnya. Sebagai contoh, mungkin ada potluck divisyen yang diadakan sebulan sekali untuk merayakan ulang tahun, atau mungkin terdapat kelas yoga di tempat yang bermesyuarat setiap hari Jumaat semasa jam makan tengahari.
Dapatkan nasihat daripada beberapa pekerja yang baru anda upah. Tanya kepada mereka apa jenis bahan yang akan membantu pada hari pertama mereka dan bagaimana mereka pergi mencari maklumat yang mereka perlukan.
Termasuk surat selamat datang dari penyelia pekerja atau bahkan presiden syarikat. Surat ini harus menggalakkan penerima untuk menyumbangkan ide untuk manual jika dia melihat cara-cara yang kandungannya dapat ditingkatkan dan / atau diperluas.
Menguraikan peraturan tentang apa yang menjadi tingkah laku pejabat yang sesuai. Anda mungkin ingin memasukkan larangan, contohnya, menggunakan telefon pejabat untuk panggilan peribadi, melayari Internet, menghantar e-mel luaran, atau memandu kenderaan syarikat untuk menjalankan tugas. Jika meja atau pejabat pekerja berada di sisi biasa pelanggan dan pelawat syarikat, anda juga perlu menetapkan peraturan selagi karya seni, tumbuhan, barangan meja, gambar, radio, dll.
Tentukan apa kod pakaian syarikat.
Susun semua bahan dalam pengikat 3-cincin yang boleh diberikan kepada pekerja pada hari pertama kerja.
Rekrut mata tambahan untuk membuktikan kandungan dengan teliti.
Sertakan lembaran tandatangan untuk pekerja mengakui bahawa dia telah menerima manual orientasi dan bahawa dia akan bertanggungjawab untuk mengkaji semula semua bahan di dalamnya.
Petua
-
Oleh kerana manual orientasi pekerja boleh dianggap sebagai kerja yang sedang berjalan, anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menghasilkan versi dalam talian yang semua pekerja dapat mengakses dan, jika perlu, menyegarkan kenangan mereka tentang dasar syarikat. Jika praktikal, minta setiap pekerja di organisasi anda menyediakan manual meja individu yang menangani semua tanggungjawab mereka. Ini bukan sahaja dinasihatkan sebagai alat latihan menjimatkan masa jika / apabila mereka memberi notis tetapi juga membenarkan kakitangan sementara untuk mudah diisi jika pekerja itu berlanjutan atau bercuti sakit.
Amaran
Jangan sekali-kali menghilangkan langkah-langkah penting dari penjelasan tentang cara melaksanakan tugas. Malah sesuatu yang mudah seperti memberitahu mereka di mana butang "pada" terletak pada sepotong mesin atau di mana laci dokumen tertentu disimpan akan sangat dihargai oleh pendatang baru.
