Sekiranya organisasi anda mempunyai lebih daripada satu pekerja, dan pekerja tersebut melakukan perjalanan atau membuat pembelian untuk syarikat itu pada kad kredit peribadi mereka, anda memerlukan dasar pembayaran balik kad kredit.Polisi pembayaran balik kad kredit membolehkan anda menentukan belanja apa yang akan dibayar balik, menetapkan cap pada perbelanjaan dan memaklumkan kepada pekerja bagaimana proses penggantian itu berfungsi.
Tentukan sama ada Pra-kelulusan Diperlukan
Membayar balik perbelanjaan kad kredit pekerja boleh menjadi mimpi buruk bajet jika sumber manusia dan perakaunan tidak tahu apa jenis jangkaan yang diharapkan. Memerlukan pra-kelulusan bagi beberapa atau semua perbelanjaan kad kredit boleh menghapuskan kejutan stiker semasa penyesuaian caj pembayaran balik kad kredit. Tempahan borang pembelian dan pesanan kebenaran boleh membantu pengurus berhenti perbelanjaan yang tidak sah, sambil membantu sumber manusia dan perakaunan mendapatkan idea tentang kos yang akan dibayar balik.
Tetapkan Had Perbelanjaan
Mengurangkan pembayaran balik kad kredit dengan menetapkan had untuk perbelanjaan adalah satu lagi cara yang polisi penggantian kad kredit dapat membantu mencegah masalah anggaran. Mengehadkan had perbelanjaan untuk makanan, hotel dan hiburan akan terus membayar ganti rugi perjalanan, sementara bayaran ganti untuk perkhidmatan atau bahan harus dikawal melalui pesanan pembelian atau pra-kebenaran. Elaun standard untuk makan, sebagai contoh, boleh menghapuskan keperluan pekerja untuk menerima penerimaan, dan membantu organisasi yang memproses pembayaran besar.
Tentukan Apa Perbelanjaan Akan Dikembalikan
Sebarang dasar penggantian kad kredit harus jelas menentukan perbelanjaan apa yang akan dibayar balik. Walaupun kos makanan, perjalanan dan penginapan adalah kos standard untuk pembayaran balik, budaya syarikat boleh menentukan kos lain yang tertakluk kepada bayaran balik, seperti kos untuk menghiburkan pelanggan, termasuk atau tidak termasuk minuman beralkohol dan perkhidmatan dobi untuk perjalanan perniagaan yang lebih panjang. Dasar anda harus menentukan kos apa yang boleh dibayar balik, dan apabila, untuk mengelakkan penyalahgunaan akaun perbelanjaan pekerja.
Tentukan Apa yang Dibutuhkan untuk Membentuk Penggantian
Pembayaran balik caj kad kredit pekerja dengan cepat boleh menjadi masalah untuk perakaunan dan sumber manusia sekiranya dasar penggantian tidak menentukan dokumentasi apa yang diperlukan. Walaupun sesetengah syarikat bergantung pada penerimaan individu, yang lain menggunakan resit e-mel atau salinan penjelasan dari penyata kad kredit, atau menetapkan peruntukan standard untuk kebanyakan perbelanjaan yang dapat dikembalikan untuk mengelakkan kerja kertas yang berlebihan sama sekali. Jumlah pembayaran ganti rugi organisasi anda sepatutnya menentukan polisi anda.
