Banyak perniagaan, baik besar dan kecil, menggunakan kad kredit yang dikeluarkan oleh syarikat sebagai cara untuk menyelesaikan pembelian kecil atau membayar perbelanjaan berkaitan perniagaan yang lain. Untuk mengurangkan kemungkinan penyalahgunaan, dasar yang jelas bagi penggunaan kad perlu disampaikan kepada pekerja dan penyelia mereka. Dasar-dasar ini harus menangani isu-isu seperti penggunaan yang sesuai, keselamatan, batasan dan prosedur semakan.
Tanggungjawab Pemegang Kad
Pekerja yang dipilih untuk menerima kad kredit perniagaan hendaklah bertanggungjawab terhadap keselamatan kad, serta privasi maklumat berkaitan dengan syarikat. Tanggungjawab ini harus termasuk menyimpan kad di lokasi yang selamat, melindungi nombor identifikasi peribadi kad dan mengkaji laporan untuk kegiatan penipuan. Kad kredit syarikat tidak boleh digunakan oleh sesiapa pun selain pemegang kad. Kad yang hilang atau dicuri hendaklah dilaporkan kepada pengeluar kad dan syarikat secepat mungkin.
Had Perbelanjaan
Kad kredit syarikat hendaklah termasuk had perbelanjaan mengikut keperluan pekerja yang dijangkakan. Had-had ini harus disampaikan kepada pekerja, pada masa terbitan, dan diperhatikan dengan ketat. Pekerja harus memastikan bahawa penggunaan tidak melebihi had ini atau dikenakan denda atau yuran melebihi had. Kad kredit syarikat tidak boleh digunakan untuk kemajuan tunai.
Pelaporan Penggunaan
Pekerja harus bertanggungjawab terhadap laporan penggunaan biasa kepada penyelia yang ditetapkan.Laporan ini harus mengandungi penjelasan terperinci mengenai caj individu, resit asal dan kod perakaunan syarikat yang sesuai. Maklumat ini harus dilampirkan pada penyata bulanan yang berkenaan dan dikemukakan dengan cukup masa untuk mengelakkan bayaran lewat.
Penggunaan Peribadi
Kecuali dimasukkan sebagai sebahagian daripada pakej pampasan pekerja, penggunaan kad kredit syarikat tidak boleh dibenarkan. Penggunaan peribadi harus ditakrifkan sebagai sebarang caj yang tidak berkaitan langsung dengan operasi perniagaan atau perbelanjaan yang berkaitan. Penggunaan peribadi dalam keadaan kecemasan harus memerlukan penjelasan tambahan dan pembayaran balik segera kepada perusahaan.
Kajian Penggunaan
Tinjauan penggunaan kad kredit pekerja harus dilakukan secara teratur. Kajian ini perlu dilakukan oleh penyelia terdekat pekerja dan ahli jabatan perakaunan perniagaan. Penyelia pekerja harus dipertanggungjawabkan untuk menentukan penggunaan sesuai dan sesuai untuk tanggung jawab pekerja. Jabatan perakaunan harus memastikan pembayaran dan kredit diproses dengan baik dan had penggunaan tidak melebihi.
