Setiap transaksi yang berlaku dalam organisasi memerlukan jabatan perakaunan untuk mempertimbangkan kesan kewangannya. Akauntan perlu merekodkan setiap transaksi dengan impak kewangan dalam rekod perakaunan. Banyak syarikat mengeluarkan debit dan kad kredit kepada pekerja untuk mengurangkan perbelanjaan pembayaran yang diprosesnya. Daripada menggantikan pekerja, syarikat sama ada membayar bil kad kredit atau menyesuaikan rekodnya untuk urus niaga debit. Penyertaan perakaunan berbeza bergantung kepada sama ada pekerja menggunakan debit atau kad kredit.
Transaksi Kad Debit
Bank mengeluarkan kad debit kepada pekerja syarikat untuk mengurangkan jumlah cek yang perlu dicetak oleh syarikat. Urus niaga kad debit membuang wang tunai dari akaun bank syarikat pada masa transaksi berlaku. Pekerja menggunakan kad debit dengan cara yang sama dia menggunakan kad kredit semasa membuat pembelian. Bank menerima notis elektronik transaksi dan memindahkan wang kepada vendor untuk membayar transaksi.
Perakaunan Kad Debit
Apabila pekerja membuat urus niaga menggunakan kad debit, akauntan syarikat perlu mengemas kini rekod kewangan. Akauntan menghubungi pekerja untuk menentukan apa urus niaga itu. Akauntan menggunakan maklumat ini untuk menentukan akaun perbelanjaan yang hendak digunakan dalam kemasukan perakaunan. Akauntan menambah akaun perbelanjaan dan mengurangkan tunai.
Transaksi Kad Kredit
Bank mengeluarkan kad kredit kepada pekerja syarikat untuk mengurangkan jumlah laporan perbelanjaan yang dikemukakan oleh pekerja. Transaksi kad kredit mewujudkan tanggungan syarikat yang memerlukan syarikat membayar bank pada akhir tempoh. Pekerja menggunakan kad kredit semasa membuat pembelian dalam talian, melalui telefon atau secara peribadi. Bank menerima notis elektronik urus niaga. Pada akhir tempoh itu, bank menambah semua urus niaga dan menghantar bil kepada syarikat.
Perakaunan Kad Kredit
Apabila pekerja membuat urus niaga menggunakan kad kredit, dia menyimpan resitnya dan menulis deskripsi transaksi pada resit. Pada akhir bulan itu, dia menyerahkan semua resitnya kepada akauntan syarikat. Akauntan membandingkan resit kepada invois dan memastikan semua transaksi dikira. Akauntan menggunakan resit untuk menentukan akaun perbelanjaan yang hendak digunakan dalam kemasukan perakaunan. Akauntan menambah akaun perbelanjaan dan mengurangkan tunai.
