Sekiranya menulis surat perniagaan seolah-olah menakutkan, mungkin berguna untuk mengetahui bahawa semua huruf perniagaan harus mengikuti template asas. Templat ini boleh digunakan untuk hanya kira-kira sebarang keadaan perniagaan, dan boleh digunakan dalam e-mel juga.
Tarikh
Mulailah surat anda dengan menulis tarikh penuh surat anda kira-kira dua inci dari bahagian atas di sebelah kiri kertas. Di Amerika Syarikat, tarikh sentiasa ditulis sebagai bulan, tarikh, dan tahun: 23 April 2009.
Alamat dan Salam
Turunkan satu baris dari tarikh dan letakkan alamat jalan anda pada satu baris, kota anda, negeri dan kod ZIP pada baris seterusnya, dan alamat e-mel anda pada baris ketiga. Turunkan dua baris lagi dan letakkan nama penerima pada baris pertama, tajuknya di baris seterusnya di bawahnya, nama syarikatnya di baris ketiga, alamat jalan syarikat di bawah itu, dan kod bandar, negeri dan kod syarikatnya di bawahnya. Mulailah surat anda dengan "Dear" dan sama ada Cik atau Encik dan nama akhir orang itu, melainkan anda tahu orang itu menggunakan nama lain yang lain, seperti Dr. atau Rev., diikuti oleh kolon. Bahagian atas surat anda, di bawah tarikh, akan kelihatan seperti ini:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Cik Clara Wills Pengarah Sumber Manusia 456 Syarikat Road Companycity, ST 67890
Dear Cik Wills:
Badan
Untuk badan surat anda, buat setiap perenggan dibiarkan dibenarkan (walaupun dengan margin kiri) dan tinggalkan garis antara perenggan. Penulisan anda di dalam badan surat itu harus profesional dan pada titik: Jelaskan dengan jelas sifat huruf itu, alasan anda untuk menghantarnya dan apa yang anda harapkan dapat mendapat sebagai tindak balas terhadap surat itu. Pisahkan setiap idea surat ke dalam perenggan yang berasingan. Jika anda mempunyai lebih daripada satu permintaan atau tujuan untuk surat anda, nyatakan kedua-duanya dalam perenggan pendahuluan anda dan kemudian perlakukan setiap sepenuhnya tetapi secara berasingan dalam perenggan berikutnya. Elakkan menggunakan akronim atau singkatan kerana ia boleh menyebabkan kekeliruan: Ejaan dengan tepat apa yang anda katakan. Gunakan tatabahasa dan ejaan yang betul, dan selalunya SpellCheck huruf anda sebelum anda menghantarnya.
Penutupan
Tamatkan surat perniagaan anda dengan "Hormat," atau "Yang Hormat." Letakkan empat ruang dalam huruf cetak dan letakkan nama penuh anda. Masuk ruang antara penutupan dan nama anda. Dalam e-mel, letakkan nama anda pada baris seterusnya selepas penutupan anda.
