Sekiranya projek tidak mempunyai pelan komunikasi yang baik, ia akan gagal. Tanggungjawab utama pengurus projek adalah untuk membangun dan menyusun pelan komunikasi yang berkesan dan cekap. Ini akan memberi motivasi kepada pasukan projek dan membolehkan projek dapat dicapai dengan tepat pada masanya. Pelan komunikasi yang baik harus menimbulkan suasana terbuka dan telus di mana semua orang berasa selesa memberikan idea dan input. Seorang pengurus projek yang bertindak seperti diktator akan mengalahkan diri sendiri.
Pengenalan
Membangunkan strategi komunikasi: (1) Membangun dan mentakrifkan projek. Sebagai pengurus projek, anda adalah sumber utama maklumat. Tugas anda adalah untuk berkomunikasi dengan berkesan untuk mengarahkan dan memberi motivasi kepada pasukan projek. (2) Buat forum yang membolehkan pertukaran idea. Biarkan setiap orang tahu bahawa sumbangan mereka adalah berharga. Komunikasi adalah dialog dan bukan monolog. Pelan komunikasi harus menggalakkan dan menghasilkan interaksi dan input dari semua yang terlibat. (3) Jelaskan matlamat komunikasi. Matlamat komunikasi yang baik sepatutnya membolehkan projek itu selesai dengan berkesan dan tepat pada waktunya. Ini akan membantu untuk mengelakkan kejutan, mengelakkan pertindihan, dan mendedahkan peninggalan.
Tanggungjawab delegasi. Ahli individu pasukan projek harus tahu apa tanggungjawab khusus mereka dan kepada siapa mereka bertanggungjawab. Setiap orang harus mengetahui objektif komunikasi.
Gunakan media dan kaedah yang berbeza untuk memastikan komunikasi terkini dan untuk memastikan semua orang dimaklumkan. Ini termasuk kemas kini e-mel, memo projek, pertemuan tatap muka dan laporan tetap.
Tetapkan garis masa untuk laporan dan ulasan. Sebagai tambahan kepada maklumat pertukaran harian, jadwal tarikh mesyuarat dan tarikh akhir untuk laporan. Ini akan memastikan pasukan itu bermotivasi dan berstruktur. Ia juga membantu untuk mengutamakan tugas.
Semak semula rancangan komunikasi untuk memastikan ia berfungsi dengan berkesan. Dapatkan input dari pasukan. Adakah maklumat yang diperlukan disampaikan tepat pada masanya. Jika tidak, apakah peningkatan yang boleh dibuat untuk menjadikannya lebih baik?
