Jika anda mempunyai kebimbangan mengenai tugas anda, anda mungkin perlu menimbulkan kebimbangan ini dengan bos anda pada satu ketika. Menyatakan keprihatinan anda melalui surat membolehkan bos anda memahami dengan jelas apa yang berkaitan dengan anda tanpa meninggalkan ruang untuk salah tafsir, kerana semua pemikiran dan idea anda jelas dinyatakan. Untuk menulis surat keprihatinan kepada bos anda, ikuti garis panduan tertentu untuk memastikan kebimbangan anda dibentangkan secara profesional.
Garis Besar Keprihatinan Utama
Dalam perenggan pertama huruf, terangkan dengan tepat mengapa anda menghubungi bos anda. Gunakan dua ayat pertama untuk memberitahu pembaca yang anda mempunyai keraguan mengenai pekerjaan dan tindak lanjut dengan penjelasan langsung ke apa yang mengganggu anda. Dalam bahagian ini, garis besar utama, atau payung, topik kebimbangan.
Surat contoh kebimbangan:
"Hello, Mr. Smith. Saya menulis anda kerana saya mempunyai beberapa kebimbangan yang menyinggung mengenai kerja-kerja landskap yang diberikan kepada bahagian saya. Sepanjang pemerhatian saya, saya telah melihat pekerja menunjukkan mesin yang terlambat, terlalu letih dan beroperasi dengan cara yang tidak profesional. "
Menyediakan Contoh Khusus
Sebaik sahaja tujuan umum huruf dijelaskan, huraikan lebih mendalam ke dalam situasi ini dengan menyediakan pembaca dengan contoh-contoh tertentu. Ini memberi dia pemahaman yang jelas tentang keadaan dan mengurangkan kemungkinan surat anda tidak disedari.
Contoh contoh kebimbangan:
"Jason S. Masters tiba di tempat kerja pada jam 10:45 pagi, iaitu 1.5 jam selepas masa ketibaannya dijadualkan. Apabila tiba, dia kelihatan terlalu letih dan mula mengendalikan mesin tanpa melakukan pemeriksaan keselamatan standard. Kemudian pada sebelah petang, saya melihat beberapa pekerja yang bekerja dengan jentera berat tanpa memakai topi keledar atau menggunakan langkah berjaga-jaga keselamatan. "
Elakkan Penyataan Emosional
Sepanjang proses menulis surat, jangan menjadi terlalu emosi kerana ini cenderung untuk mengurangkan profesionalisme dan legitimasi surat itu. Pastikan semua kenyataan berasaskan fakta dan bebas dari emosi yang melampau. Matlamat surat ini adalah untuk memberi ketua anda maklumat yang diperlukan untuk menggariskan punca-punca yang menjadi tumpuan tepat agar dia dapat mengambil tindakan jika dia menganggapnya perlu.
Cadangkan Perbaikan
Pada akhir surat, buat cadangan mengenai kebimbangan anda. Pastikan cadangan ini tetap demikian, dan tidak menuntut. Sebelum membuat cadangan, gunakan pernyataan seperti, "Adakah anda fikir ia adalah yang terbaik …" atau "Barangkali ia akan berguna …." Gunakan seksyen ini surat untuk memperkenalkan idea yang anda ada, tetapi ikuti bahagian ini dengan permintaan mesyuarat untuk membincangkan kebimbangan anda dan bertukar idea untuk membetulkan sebarang masalah.
