Peraturan Perintah Robert adalah garis panduan yang diterima secara meluas tentang bagaimana kumpulan harus mengadakan mesyuarat dan membuat keputusan bersama. Sebagai rekod rasmi apa yang berlaku dalam setiap mesyuarat, minit adalah sumber penting dalam mana-mana proses membuat keputusan kumpulan. Minit mesyuarat tidak semestinya menarik, tetapi mereka harus jelas dan mudah difahami. Terdapat kaedah yang tepat untuk menjaga minit mengikut Peraturan Robert; berikut formula ini memudahkan para pembaca masa depan untuk mengikuti dan memahami prosiding dan hasilnya.
Bermula Peraturan Aturan Perintah Robert
Setiap set minit mesyuarat, menurut Peraturan Perintah Robert, harus memasukkan butiran yang sama, yang akan memberi pembaca pemahaman umum mengenai tujuan mesyuarat. Sentiasa bermula dengan perenggan pertama yang merangkumi:
- Jenis mesyuarat, sama ada biasa, khas, tahunan, ditangguhkan secara tetap atau sebaliknya.
- Tarikh, masa dan lokasi mesyuarat. Jika semua mesyuarat diadakan di tempat yang sama, hilanglah butiran itu
- Nama organisasi yang sedang bermesyuarat
- Pengesahan bahawa pegawai presiden dan setiausaha organisasi hadir dalam mesyuarat tersebut. Sekiranya mereka tidak, beri nama-nama individu yang menggantikan mereka masing-masing
- Nyatakan sama ada minit mesyuarat sebelumnya telah dibaca dan diluluskan. Jika mesyuarat sebelumnya bukan mesyuarat tetap, tambahkan tarikh mesyuarat itu.
Badan Utama Minutes
Majoriti rekod yang selebihnya akan diisi dengan butiran mengenai mesyuarat tersebut. Setiausaha yang mengambil minit boleh merakamkan mesyuarat dan menyediakan rekod kemudian, untuk memastikan rekod yang lengkap dan lengkap mengenai semua butiran mesyuarat. Sentiasa simpan kaedah rakaman sekunder, seperti komputer riba atau buku nota, ditambah pen dan kertas, sekiranya kaedah utama gagal.
Termasuk semua perkara perbincangan rasmi dalam mesyuarat. Ambil nota terperinci mengenai:
- Apa-apa usul yang dibuat pada mesyuarat itu, bersama-sama dengan nama orang yang membuat usul itu.
- Gerakan membawa soalan sebelum badan dalam mesyuarat.
- Kata-kata akhir dan pelupusan semua gerakan.
- Maklumat mengenai setiap undi, termasuk undi panggilan balik, undi yang terhitung atau undi undi.
- Sama ada perhimpunan itu masuk ke jawatankuasa kuasi atau jawatankuasa keseluruhan, dan hasil perbuatan ini.
- Semua mata perintah dan rayuan, bersama dengan pelupusan mereka, ditambah dengan apa-apa sebab yang diberikan oleh ketua bagi setiap keputusan.
- Rekod mengenai apa-apa komen yang tidak sengaja yang mungkin dibuat oleh ahli yang menyebabkan kerusi yang menamakannya sebagai tidak senonoh.
- Semua perbincangan rasmi lain diadakan di dalam bilik.
Menamatkan Menit Mesyuarat
Perenggan akhir minit anda hendaklah memasukkan sebarang kenyataan penutup yang dibuat oleh pengerusi serta masa mesyuarat secara rasmi ditangguhkan. Jika ada penceramah tetamu di mesyuarat itu, rekod nama mereka dan topik persembahan mereka dalam perenggan terakhir ini. Tandat minit mesyuarat dan tunjukkan pengerusi anda. Tanda tangan setiausaha rakaman adalah bukti sah tentang keaslian dokumen ini, jadi penting anda menandatanganinya sebelum memfailkannya atau menyerahkannya kepada orang lain.
