Berhati-hati membuat balasan kepada e-mel perniagaan - sama ada dari pelanggan, prospek, bos atau rakan sekerja - boleh membuat semua perbezaan dalam memastikan reaksi dan tindak balas yang diingini.
Memahami Penulis
Berhati-hati melihat siapa yang menulis e-mel kerana ini memainkan peranan dalam tahap formaliti anda gunakan untuk bertindak balas. Sebagai contoh, pakar etika e-mel Lindsay Pollak mencadangkan menjawab e-mel yang menggunakan bahasa formal dengan menggunakan bahasa formal dan sopan yang sama. Jika pengirim menggunakan nada tidak rasmi, gunakan nada yang lebih santai, tetapi simpanlah profesional.
Tentukan Hasilnya
Kenal pasti apa tindakan yang anda mahu pembaca ambil sebaik sahaja anda bertindak balas. Sebagai contoh, jika anda menghantar respons kepada prospek, anda mahu mereka membeli. Walau bagaimanapun, jika anda menghantar balasan kepada bos anda, anda mahu dia berfikir anda profesional dan berkebolehan. Balasan kepada orang ramai isu khidmat pelanggan harus menghasilkan pelanggan gembira yang merasakan keperluannya dipenuhi.
Petua
-
Tunggu sehingga anda telah tenang untuk bertindak balas terhadap e-mel yang kontroversial.
Huraikan Hasil dalam Kalimat 1
Gunakan kalimat pertama jawapan anda kepada terangkan apa yang anda mahu capai, mencadangkan Geoffrey James, editor penyumbang di Inc Sebagai contoh, jika pelanggan menghantar e-mel dengan aduan, gunakan kalimat pertama anda untuk mengatakan bahawa anda ingin menyelesaikan masalah itu supaya pelanggan berasa gembira dan berpuas hati dengan pembelian tersebut.
Buat Mata Anda
Kini sudah tiba masanya untuk menjelaskan bagaimana anda bercadang untuk membuat kalimat pertama anda berlaku. Guna perenggan kecil untuk menjadikan mata anda. James mengesyorkan menggunakan bukti untuk menyandarkan idea yang anda terangkan dalam respons anda. Bergantung kepada topik dan tindakan yang diperlukan, bukti dapat semudah menunjuk fakta atau seluas-luasnya sebagai memberikan banyak butiran khusus kepada topik tersebut. Contohnya, jika bos anda bertanya mengapa anda mahu perbelanjaan diluluskan, berikan satu fakta atau dua tentang bagaimana meluluskan perbelanjaan itu akan memberi manfaat kepada jabatan atau syarikat secara umum.
Menyediakan Panggilan untuk Tindakan
Gunakan kalimat terakhir anda ulang semula apa yang anda mahu pembaca lakukan seterusnya. Kalimat ini harus bersambung dengan perenggan pembukaan anda. Sebagai contoh, untuk membuat pelanggan anda gembira, terangkan langkah yang anda ingin ambil untuk menyelesaikan isu ini.
Menandatangani
Akhir sekali, gunakan kata laluan keluar, seperti "Terbaik" atau "Terima Kasih" jadi penerima tahu bahawa mereka telah sampai ke akhir e-mel, mencadangkan penulis kakitangan Forbes Susan Adams. Tambah nama anda, dan sertakan tandatangan perniagaan anda dalam semua e-mel. Tandatangan itu harus memasukkan nama penuh anda, nama syarikat dan maklumat hubungan, termasuk nombor telefon dan alamat laman web.
Petua
-
Pengecualian dan ejaan menyemak e-mel anda sebelum memukul butang "hantar". Jika tidak, kesilapan mungkin membuat anda kelihatan ceroboh dan tidak profesional.
