Apabila syarikat mempunyai kontrak, mereka akan sering mengeluarkan Permintaan Untuk Cadangan (RFP) kepada individu, syarikat dan kontraktor yang berkelayakan yang mampu melakukan pekerjaan tersebut. Sama ada atau tidak anda diberikan pekerjaan itu akan bergantung kepada kenalan yang anda ada di syarikat yang mengeluarkan RFP, tetapi ia juga bergantung kepada cara anda membalas permintaan tersebut. Menghantar cadangan sebagai tindak balas kepada RFP jauh lebih formal daripada menghantar balasan e-mel untuk menyatakan minat anda, dan harus dilakukan secara profesional. Jika anda telah menerima RFP pada projek yang menarik minat anda, ikuti langkah-langkah ini untuk menjawab dengan betul.
Baca RFP dan pastikan anda memahami dengan jelas apa yang syarikat mahu. Hubungi kenalan syarikat di telefon jika anda tidak pasti sebarang mata dan memerlukan penjelasan. Wawancara individu itu secara ringkasnya lebih profesional daripada mengemukakan tindak balas yang salah menafsirkan permintaan. Ia juga mempunyai kelebihan untuk menyediakan pengenalan peribadi kepada anda, yang akan membantu apabila tiba masa untuk syarikat menyemak cadangan anda.
Buat rancangan untuk jawapan anda. RFP yang anda terima mungkin mengikuti format tertentu untuk mengaitkan apa yang syarikat mahu. Gunakan itu sebagai panduan untuk membuat garis besar. Mulakan dengan membuat senarai bullet semua tajuk seksyen. Bagi setiap mereka, buatlah senarai pertanyaan untuk dijawab dan isu-isu untuk ditangani. Mempunyai garis panduan ini untuk membimbing anda melalui proses penyusunan cadangan anda akan memudahkan anda menjawab RFP secara jelas dan ringkas.
Kumpulkan pasukan untuk membuat cadangan. Sesetengah individu dalam organisasi anda mungkin mempunyai kepakaran dalam bidang alamat cadangan, sementara yang lain mungkin mempunyai bakat khusus untuk merangka dokumen bertulis. Kumpulkan pasukan kecil untuk bertemu dan perincian butiran cadangan yang telah diminta.
Tulis cadangan. Kandungannya akan berbeza dari satu RFP ke yang berikutnya, tetapi ada beberapa pedoman untuk diingat. Kenal pasti dan jawab semua soalan RFP yang ditimbulkan, dan hantarkan sebarang kebimbangan yang dimiliki oleh syarikat. Jangan takut untuk mengambil pendekatan nilai tambah dengan mengenal pasti perkara utama yang boleh anda tawarkan tetapi yang lain tidak boleh. Anda juga harus memaparkan pemahaman yang jelas tentang keperluan RFP dengan mengenal pasti pencapaian yang spesifik yang akan anda berikan sebagai sebahagian daripada projek, bersama dengan garis masa yang dianggarkan untuk masing-masing dan pecahan harga untuk semua aspek projek yang dicadangkan.
Draf barang-barang tambahan yang akan diserahkan dengan cadangan anda. Mulakan dengan menulis ringkasan eksekutif ringkas yang memberikan gambaran ringkas tentang semua cadangan yang dicadangkan. Anda juga harus menulis dokumen satu halaman yang menerangkan fokus dan kepakaran syarikat anda. Gantikan ini dengan biografi peribadi jika anda seorang individu daripada sebuah syarikat. Selesaikan dengan menulis surat penutup ringkas untuk menjelaskan bagaimana anda menerima RFP dan berminat dalam projek itu, dan menyatakan bahawa cadangan yang disertakan sedang diserahkan untuk dipertimbangkan. Sertakan maklumat hubungan lengkap dalam kedua-dua surat sampul dan cadangan.
Hantar bahan kepada syarikat yang mengeluarkan RFP. RFP mungkin mengenal pasti tarikh yang mana bahan-bahan tersebut dikembalikan. Pastikan anda menyerahkan semua bahan sebelum tarikh ini. Adalah juga idea yang baik untuk menindaklanjuti syarikat itu seminggu selepas tarikh ini untuk bertanya sama ada anda boleh memberikan apa-apa maklumat tambahan mengenai perkara itu.
Petua
-
Syarikat-syarikat jarang membuat pemilihan berdasarkan cadangan itu sahaja; Walau bagaimanapun, pada dasarnya adalah dasar yang baik untuk sentiasa menjawab RFP, dan untuk membuat percubaan yang baik untuk membekalkan maklumat yang paling terperinci yang mungkin, dibentangkan dengan cara yang paling profesional yang mungkin.
