Ada beberapa sebab seorang pekerja mungkin memerlukan bukti dia bekerja untuk anda. Biasanya, ini kerana seseorang - tuan rumah, misalnya - mahu pengesahan bahawa pekerja anda mempunyai pekerjaan dan pendapatan tetap. Pekerja asing mungkin memerlukan surat pengesahan untuk mendapatkan visa. Menulis surat itu tidak rumit, selagi anda berhati-hati tidak memberikan sebarang maklumat rahsia.
Templat dan Borang
Semak sama ada jabatan sumber manusia anda mempunyai template standard untuk surat pengesahan. Ini amalan biasa, terutamanya di firma yang lebih besar. Template membuatnya lebih cepat untuk penulis selesai, dan HR tidak perlu risau tentang surat yang mengatakan sesuatu yang salah. Sekiranya surat tersebut adalah untuk melayakkan pekerja untuk beberapa jenis manfaat kerajaan, agensi yang terlibat mungkin mempunyai bentuk yang berstandar. Terserah kepada pekerja untuk membawa borang itu, selepas itu anda mengisinya.
Keep It Formal
Surat pengesahan tidak bersahabat, dan bukan tulisan kreatif. Ini perniagaan yang tulen, jadi hantarkannya pada kepala surat syarikat anda, yang ditulis dalam format perniagaan standard. Tanda seperti mana-mana surat perniagaan lain. Baris subjek - "Pengesahan Pekerjaan untuk Jane Doe" - membolehkan penerima mengetahui topik tersebut. Teksnya adalah di mana anda memberitahu penerima bahawa Jane Doe memang berfungsi untuk anda, dan apa gajinya, jika perlu. Apabila menulis ke imigresen, anda juga mungkin perlu memasukkan butiran tentang berapa lama dia bekerja untuk anda dan tugas tugasnya.
Ikut Peraturan
Semak dengan jabatan HR anda bukan sahaja mengenai templat yang tersedia tetapi sebarang prosedur yang diperlukan untuk anda ikuti. Ini mungkin merupakan peraturan syarikat, contohnya, sebelum anda menghantar maklumat pekerja kepada pekerja, pekerja harus memberi kuasa secara bertulis. Tolak surat itu kepada fakta kosong yang anda minta: Jika surat itu tidak meminta maklumat gaji, jangan berikan apa-apa. Elakkan komen luar biasa tentang keperibadian atau prestasi pekerja yang dapat kembali menggigit anda.
Perkara yang perlu diperhatikan
Surat pengesahan bunyi rutin, tetapi keputusan penting - adakah pekerja anda mendapatkan sebuah apartmen atau polisi insurans? - boleh bergantung kepada mereka. Jangan hanya buang jawapan: Dapatkan fakta tentang tarikh pekerjaan atau gaji dari rekod syarikat sebelum meletakkannya di atas kertas. (Membaca surat sebelum anda menghantarnya, atau mempunyai HR berbuat demikian. Mistyping $ 50,000 apabila gaji pekerja anda ialah $ 60,000 boleh menjejaskan sama ada dia mendapat apartmen.
