Apabila seseorang memohon pekerjaan, pinjaman atau sewa, mereka boleh mengharapkan status pekerjaan mereka disahkan oleh bakal majikan, pemberi pinjaman atau tuan tanah. Menghantar surat permintaan untuk sijil pekerjaan menyediakan platform bagi penerima untuk bertindak balas dengan maklumat yang benar dan disediakan dengan niat baik, dan ia juga membolehkan anda menyesuaikan permintaan. Contohnya, pemilik rumah hanya perlu mengesahkan pekerjaan pekerjaan dan gaji semasa calon, pemberi pinjaman mungkin berminat untuk kenaikan gaji masa depan, dan calon majikan mungkin memerlukan maklumat yang lebih mendalam tentang tarikh, kedudukan dan sejarah upah pekerja.
Dapatkan Persetujuan dan Maklumat Penting
Anda perlu mendapatkan kebenaran bertulis daripada pemohon kerana kebanyakan syarikat tidak akan melepaskan maklumat tentang pekerja semasa atau bekas tanpa izin secara bertulis. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah untuk memohon menandatangani borang kebenaran. Cara lain adalah mengintegrasikan seksyen persetujuan ke dalam surat permintaan sijil pekerjaan. Anda harus meminta pemohon untuk memberikan nama dan alamat surat yang betul untuk penerima. Maklumat ini boleh berbeza-beza, bergantung kepada majikan. Sebagai contoh, hubungan itu mungkin jabatan sumber manusia dalam sebuah syarikat besar atau pemilik perniagaan di sebuah syarikat yang lebih kecil.
Gunakan Format Surat Perniagaan
Sesetengah majikan menggunakan borang standard untuk permintaan pengesahan pekerjaan. Walau bagaimanapun, yang lain meninggalkan format dan kata kerja permintaan tersebut kepada anda. Jika anda menulis surat itu tanpa panduan rasmi, gunakan format surat perniagaan standard dan simpan permintaan yang pendek dan ke titik.
Dapatkan lurus ke titik
Gunakan perenggan pembukaan surat untuk menyatakan tujuan surat dan persetujuan alamat. Sebagai contoh, buka dengan pernyataan seperti "Saya mengemukakan permintaan untuk pengesahan pekerjaan." Ikut ini dengan merujuk lampiran persetujuan lengkap. Sebagai alternatif, masukkan dua baris sebelum ucapan di mana pemohon memberikan persetujuan bertulis. Pernyataan ringkas seperti "Saya memberi kuasa kepada pembebasan maklumat pekerjaan saya kepada (syarikat atau individu)," diikuti dengan tandatangan pemohon di talian berasingan adalah mencukupi.
Tentukan Keperluan Pengesahan Anda
Seterusnya, tentukan maklumat yang diperlukan dalam perenggan kedua menggunakan senarai atau format titik peluru. Walaupun keperluan khusus dalam bahagian ini berbeza-beza mengikut keperluan anda dan sama ada anda menghubungi majikan semasa atau bekas, ini biasanya termasuk:
- Nama penuh pemohon
- Jawatan kerja
- Tarikh pekerjaan
- Kadar gaji atau gaji tahunan
- Untuk pekerja semasa, minta majikan untuk menunjukkan sama ada kedudukan itu bersifat sementara atau kekal
- Juga untuk pekerja semasa, minta majikan untuk menunjukkan sama ada gaji pemohon dijangka kekal sama atau berubah dalam tempoh 12 bulan akan datang
Tamatkan Surat
Selepas menyatakan keperluan pengesahan, berikan nama dan maklumat hubungan anda dalam perenggan ketiga. Ini membolehkan syarikat menghubungi anda jika mereka perlu bercakap dengan anda melalui telefon. Tambah penutup surat seperti "Hormat" atau "Hormat." Akhirnya tutup huruf dengan mencetak dan menandatangani nama anda, dan masukkan tarikh permintaan.
