Surat peringatan berguna apabila menghubungi pelanggan yang mungkin melupakan membayar tagihan, serta menghubungi orang untuk mengingatkan mereka tentang janji temu atau acara. Bagi pelanggan yang sering menggunakan e-mel, anda boleh menghantar e-mel peringatan, yang merupakan cara yang sangat mudah untuk mencapai mereka dengan cepat. Surat dalam talian memerlukan perhatian terperinci untuk setiap perkataan untuk memastikan bahawa surat anda tidak terdengar agresif atau kasar, dan tata bahasa yang benar adalah suatu keharusan.
Semak ketepatan maklumat yang anda ingin ingatkan orang berkenaan. Menghantar peringatan koleksi dengan maklumat tidak tepat akan mengelirukan dan mungkin marah kepada pelanggan. Pelantikan dan peringatan acara juga harus memasukkan maklumat yang tepat untuk memastikan bahawa individu akan membuat pelantikan itu atau menghadiri acara tersebut apabila diminta.
Mengakui kemungkinan bahawa maklumat anda tidak benar atau klien telah mengirimkan pembayaran. Kenyataan yang menunjukkan bahawa anda hanya dapat melihat rekod anda sendiri dan bahawa anda tidak mempunyai maklumat lain yang boleh anda rujuk boleh membantu orang yang membaca surat itu memahami maksud anda dari perspektif anda. Mengakui jika pihak baru-baru ini telah menghantar pembayaran dan pembayaran ini tidak tercantum dalam surat itu akan membendung tindak balas marah dari penerima surat peringatan.
Bersikap sopan dan merawat klien seperti yang anda mahu dirawat, jika anda telah menghantar surat peringatan. Pengawasan, kesalahan perhitungan dan keadaan mitigasi berlaku dalam kehidupan setiap orang. Komen yang terlalu kasar atau tidak menghormati dalam surat peringatan kewangan tidak akan membantu mendapatkan wang dari orang yang anda hantar surat tersebut. Sebaliknya, simpan surat itu dengan tepat dan bincangkan hanya spesifik akaun dengan cara yang sopan - mengelakkan kenyataan kasar atau menyakitkan.
Sertakan maklumat bil asal apabila menghantar surat peringatan yang meminta pembayaran. Ramai pelanggan akan meminta untuk melihat bil asal jika mereka lupa apa akaun ini. Untuk menjimatkan masa, masukkan bil asal dalam surat peringatan kepada pelanggan. Maklumat bil asal boleh menjadi pautan ke akaun klien dalam talian apabila anda menghantar surat peringatan melalui e-mel.
Minta maklum balas. Meminta tindak balas dari pelanggan boleh termasuk meminta pengiriman wang, panggilan balik panggilan, respons e-mel atau mengisi maklumat hubungan yang betul dan mengembalikannya kepada anda. Dengan meminta maklum balas dari pelanggan, dengan cara yang sopan, anda lebih tepat untuk membuka pelanggan sehingga membincangkan akaun dan mendapatkan bayaran dari pelanggan.
Sediakan maklumat hubungan untuk menghubungi anda. Pastikan bahawa anda mempunyai semua maklumat hubungan anda pada e-mel peringatan. Alamat fizikal atau alamat pos mungkin tidak mencukupi; termasuk e-mel, laman web, telefon dan nombor faks untuk memberikan pelanggan sebanyak mungkin cara untuk mencapai anda.
