Sebagai perunding, anda menawarkan perkhidmatan profesional kepada pelanggan. Dalam industri perkhidmatan profesional, kontrak atau perjanjian perkhidmatan menggariskan syarat perkhidmatan, termasuk perkhidmatan yang diberikan, jadual pembayaran dan tempoh masa untuk hubungan antara perunding dan pelanggan. Sebagai perunding, terpulang kepada anda untuk menulis surat peringatan kepada pelanggan anda apabila kontrak perundingan tamat.
Gunakan kepala surat yang mengandungi nama dan maklumat hubungan anda, atau ketik maklumat ini di bahagian atas surat peringatan. Pelanggan mesti tahu dengan tepat siapa surat itu datang.
Terangkan tujuan bagi surat peringatan dalam perenggan pertama. Ingatkan klien bahawa kontrak perundingan akan tamat tempoh. Termasuk tarikh tertentu bahawa kontrak tamat.
Jemput pelanggan memperbaharui kontrak (jika berkenaan) dalam perenggan seterusnya. Katakan sesuatu yang positif mengenai perkhidmatan perundingan anda, seperti hasil yang telah anda perolehi untuk pelanggan setakat ini. Anda juga mungkin menawarkan diskaun atau insentif lain untuk memujuk pelanggan untuk memperbaharui kontrak.
Dalam perenggan terakhir, biarkan pelanggan tahu bagaimana untuk menghubungi anda jika terdapat sebarang pertanyaan atau jika dia ingin melanjutkan kontrak. Biasanya, ini adalah melalui telefon atau e-mel. Tambah bahawa anda ingin pelanggan menghubungi anda, tanpa menghiraukan sebarang pembaharuan kontrak, untuk membincangkan perkara-perkara penutupan. Ini akan memberi anda satu lagi peluang untuk memujuknya memperbaharui hubungan.
Tambah penutup profesional, tandatangan anda dan nama ditaip anda hingga akhir surat peringatan.
