Kegiatan pengumpulan membentuk suatu keperluan yang tidak menyenangkan di belakang layar ketika seseorang berhutang kepada Anda atau bisnis Anda dan tampaknya tidak mau membayar. Daripada terlibat dalam permainan tag makan yang sia-sia dan tidak berguna dengan orang yang mempunyai sebab untuk mengelakkan panggilan anda, tulis surat yang bersifat perniagaan dan menyeluruh sebagai peringatan yang nyata dari hutang itu. Mesej e-mel mungkin mengambil sedikit masa dan persediaan daripada dakwat di atas kertas, tetapi hakikat bahawa anda membuat usaha untuk berkomunikasi melalui mel menekankan niat anda yang ikhlas dan serius untuk menjamin pembayaran.
Perkara yang anda perlukan
-
Letterhead
-
Salinan invois
Buat surat anda di atas kepala surat rasmi perniagaan atau organisasi yang mana penyuntingnya yang berlebihan berhutang pembayaran. Jika tiada kepala surat sedemikian, buka surat dengan nama dan alamat organisasi anda atau anda. Ikut maklumat tersebut dengan nama dan alamat penuh orang atau entiti yang berhutang anda. Senaraikan nombor akaun penerima dan nombor invois atau urus niaga sebelum salam yang mengenal pasti penerima.
Gunakan ucapan peribadi rasmi. Alamat penerima sebagai "Dear Ms. Jones" atau "Dear Mr. Smith." Mulakan dengan "Kepada Keprihatinan Kepada Orangnya" jika anda tidak mempunyai maklumat hubungan penuh untuk individu.
Mengekalkan nada yang profesional dan mesra, walaupun anda merasakan rasa frustrasi yang mendalam. Tumpukan prosa anda pada idea bahawa penerima telah terlepas pandang faktur anda dan hanya memerlukan peringatan untuk membuat pengiriman wang yang sesuai.
Nyatakan jumlah dan jenis hutang, termasuk butir-butir penuh pembelian atau perkhidmatan yang dibayarkannya. Sertakan tarikh urus niaga dan penghantaran serta maklumat pengenalpastian yang lain.
Ejaan apa yang anda harapkan dari penyalin semula, termasuk berapa lama anda mengharapkan pembayaran. Jelaskan sebarang penalti, termasuk caj faedah atau lewat yang telah atau akan dikenakan.
Sediakan maklumat hubungan anda supaya penghantar boleh menjangkau anda untuk menjelaskan keadaan atau meminta pelanjutan pembayaran. Nyatakan nombor telefon dan alamat e-mel anda walaupun mereka muncul di kepala surat itu sendiri. Dekat dengan ucapan terima kasih atas perhatian segera penyunting dan penegasan nilai yang anda letakkan pada hubungan kerja atau perniagaan anda.
Petua
-
Pepatah lama bahawa "anda akan menangkap lebih banyak lalat dengan madu daripada dengan cuka" banyak berlaku untuk pengingat pembayaran. Melainkan jika surat ini mewakili permintaan akhir, cuti ruang untuk prospek bahawa invois tersesat atau pengilang yang mengalami beberapa kesilapan yang mengganggu perhatiannya terhadap butiran pembayaran.
Lampirkan salinan invois atau pernyataan yang berkaitan. Sekiranya anda memasukkan sampul surat sendiri untuk pengiriman wang, nyatakannya dalam surat anda.
Amaran
Jika surat anda menggariskan tindakan spesifik yang anda merancang untuk mengambil sebagai sebahagian dari usaha pengumpulan, termasuk prosiding mahkamah kecil tuntutan atau langkah-langkah lain, bersiaplah untuk meneruskan dengan langkah-langkah yang anda gariskan.
