Pelan pengurusan program digunakan untuk menggabungkan pelbagai projek bebas untuk mencapai hasil perniagaan yang strategik. Selalunya dalam pengurusan program banyak tumpuan ditempatkan pada menulis dokumen pelan dan kurang tumpuan diletakkan pada pelaksanaan. Sebilangan usaha yang sepatutnya perlu diletakkan untuk melaksanakan pelan untuk memastikan ia berjaya dijalankan, dan sebarang penyimpangan diiktiraf dan diuruskan dengan sewajarnya. Pada amnya, adalah tanggungjawab pengurus program atau pasukan pengurusan program untuk mengambil pemilikan penuh pelan program dan memastikan ia dilaksanakan dengan berkesan.
Perkara yang anda perlukan
-
Perisian Spreadsheet
-
Perisian pemproses kata
-
E-mel
-
Telefon
Menubuhkan rantaian arahan. Tetapkan rantaian arahan yang jelas dengan proses membuat keputusan yang formal. Pastikan prosesnya adalah mudah dan dapat menyokong masa giliran yang pantas supaya pelaksanaannya tidak terhenti. Memastikan proses yang ditakrifkan tidak dielakkan dengan terus memantau keadaan.
Membangunkan piawaian program dan petunjuk kejayaan. Kenal pasti piawaian yang akan digunakan untuk mengukur integrasi pelbagai komponen program. Piawaian dokumen yang berkaitan dengan proses, komunikasi, data, laporan, templat, dan kaedah pengedaran untuk memastikan bahawa pelbagai projek dan tugas yang menjadi sebahagian daripada program ini disepadukan.
Kenal pasti jadual Pelaksanaan dan pelaporan status. Butiran dokumen fasa projek utama, jadual dan peristiwa penting. Kenal pasti pelan peserta dan penyumbang projek dan beri mereka dokumentasi bertulis tentang tanggungjawab dan mekanisme pelaporan mereka. Ini akan memastikan pasukan memberi tumpuan dan tugas.
Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi. Semua pihak yang terlibat dalam pelan pengurusan program memerlukan komunikasi yang berterusan. Komunikasi itu harus termasuk inisiatif dan aktiviti yang sedang berjalan, laporan prestasi, kejayaan dan pencapaian, dan kedai untuk maklum balas, input, dan ulasan.
Menilai proses dan kemudian menilai semula rancangan itu. Mengumpul maklum balas dari peserta secara berkala dan menilai sama ada matlamat dicapai. Oleh kerana setiap projek utama menyimpulkan, mengadakan mesyuarat formal untuk membincangkan proses tersebut. Dalam proses ini, meraikan kejayaan, mengenal pasti bidang penambahbaikan, dan mengubah suai sumber seperti yang diperlukan untuk mengoptimumkan prestasi. Sekiranya matlamat tidak dicapai, menilai sama ada ia perlu berubah.
Buat rancangan latihan. Sekiranya hasil pelan pengurusan program menghasilkan sistem atau proses baru, program formal perlu dibangunkan untuk menyediakan latihan dan sumber untuk semua pengguna dan pemilik sistem. Pelan ini harus menggariskan program latihan, komunikasi dan perubahan-pengurusan.
Petua
-
• Mengenal pasti parameter yang mencetuskan kajian mendalam secara formal dari segi masa, kos, orang atau kualiti dari pelan projek yang diluluskan. • Rancangan itu adalah garis panduan, bukan satu set peraturan. Adalah penting untuk membuat penyimpangan jika mereka dibenarkan. • Membina komunikasi terbuka. Dengar maklum balas daripada semua pihak yang terlibat dalam proses itu; mereka mungkin mempunyai penyelesaian yang lebih berkesan untuk melaksanakan sebahagian daripada rancangan itu.
Amaran
• Menjadi mencabar untuk mengingati siapa yang sepatutnya melakukan apa yang mengikut setiap versi pelan. Dokumentasi dan komunikasi bertulis berterusan akan menjadikannya lebih mudah untuk diurus. • Membina akauntabiliti untuk memastikan proses pelaksanaan tidak menjadi terhenti. • Menjadi fleksibel. Perubahan tidak dirancang mungkin berlaku. Jika mereka lakukan, menilai impak mereka dan membuat penyesuaian sewajarnya. Kekal mengetahui sumber yang diperuntukkan.
