Menulis surat kepada seorang dignitator boleh menjadi perkara yang sangat rumit. Anda mesti menyerang hanya nada hormat yang betul tanpa fawning. Di samping itu, anda mesti tahu ucapan yang sesuai untuk digunakan dan memastikan tajuk orang itu betul dalam surat dan sampul surat. Tidak semua orang yang berpangkat sama rata diperlakukan sama. Sebagai contoh, presiden sebuah republik ditangani sebagai "Tuan Yang Terutama" dalam salam, sedangkan presiden Amerika Syarikat ditujukan sebagai "Encik Presiden."
Menyelidik tajuk penerima. Adakah dia senator negara, wakil atau sesuatu yang lain? Anda tidak mahu menjadi salah, kerana ini akan membuat anda kelihatan tidak tahu dan mengurangkan kredibiliti anda.
Mulakan huruf dengan menaip alamat anda tetapi bukan nama anda. Langkau satu baris, dan taipkan tarikh penuh. Langkau satu barisan tambahan, dan taipkan alamat rasmi para dignitri dan alamat fizikalnya. Sebagai contoh, jika anda menulis kepada ratu England, anda akan menulis: "Yang Mulia Ratu," diikuti dengan alamat rumahnya. Sehingga 2011, raja perlembagaan ialah Ratu Elizabeth II. Nama beliau sebenarnya Elizabeth Alexandra Mary, tetapi itu tidak pernah bagaimana dia ditangani.
Mulakan salam. Selalunya ini berbeza dari alamat. Sebagai contoh, jika anda menulis kepada ratu England, anda akan menggunakan sama ada "Madam" atau "Semoga ia menjadi Yang Mulia." Ikuti kedua-duanya dengan usus besar.
Taipkan badan surat anda. Berhati-hati untuk mengekalkan nada hormat sepanjang. Sama ada atau tidak anda adalah subjek atau warganegara di bawah pemerintahan atau tempoh ketua, memperlakukannya dengan hormat yang sesuai dengan kedudukannya.
Tamatkan surat dengan pernyataan penutup yang sepadan dengan tajuk utama. Bagi ratu, subjek harus ditandatangani dengan "Saya mempunyai penghormatan untuk kekal, Madam, subjek yang paling rendah dan taat kepada Baginda," diikuti oleh nama penuh dan tanda tangan subjek yang bertanda di atasnya. Walau bagaimanapun, untuk presiden Amerika Syarikat, anda hanya perlu menulis "Dengan Hormat," diikuti dengan nama dan tanda tangan yang anda tulis. Apabila menulis kepada bekas presiden, "Yang ikhlas" cukup.
Alamat sampul surat menggunakan alamat rasmi yang sama yang terdapat dalam surat tersebut. Sebagai contoh, untuk bekas presiden Amerika Syarikat, anda akan menulis "Yang Berhormat (Nama)," diikuti dengan alamat fizikal. Untuk ratu England, anda akan menaip "Yang Mulia Ratu," diikuti dengan alamat fizikal.
