Apabila anda menerima pekerjaan anda, jabatan sumber manusia atau penyelia anda membincangkan jadual anda, dan kemungkinan anda bersetuju dengan jam yang mereka tawarkan. Pada masa yang anda terima jadual, anda mungkin tidak mengetahui cara keadaan anda berubah atau anda tidak akan dapat bekerja pada masa yang anda bersetuju. Sekiranya anda terus terlambat atau jika keadaan peribadi anda memerlukan laporan anda untuk bekerja pada masa yang akan datang, ini adalah idea yang baik untuk meminta penyelia anda secara bertulis untuk waktu mula yang lebih awal. Mengemukakan permintaan bertulis mencipta rekod rasmi permintaan anda sekiranya permintaan anda ditolak atau jika jadual anda berubah dan anda memerlukan bukti mengenainya.
Gunakan Format Surat Formal Untuk Surat Kebenaran Lewat
Kerana ini adalah permintaan rasmi, tulis permintaan bertulis anda dalam format surat perniagaan yang betul. Surat-menyurat perniagaan lazimnya dalam format blok, yang bermaksud perenggan-perenggan itu dibalut dengan margin kiri; jangan perenggan ayat. Tarikh surat anda, nama dan alamat penerima, baris subjek, badan dan tutup salam juga dibasuh dengan margin kiri. Garis subjek anda harus memasukkan nama, kedudukan dan nombor pekerja anda jika ia berbeza daripada nombor Keselamatan Sosial anda - atas sebab keselamatan, jangan masukkan Keselamatan Sosial anda dalam surat yang boleh mendarat di meja seseorang yang tidak perlu tahu. Di samping itu, gunakan kertas putih atau putih untuk surat anda, fon seperti Times New Roman atau Calibri, dan tandakan nama anda dalam dakwat sebelum anda memberikan penyelia dan jabatan sumber manusia dengan salinannya.
Jika pejabat anda sebahagian besarnya tidak mempunyai kertas dan dikomunikasikan melalui e-mel, anda boleh menyediakan e-mel yang terlambat untuk bekerja sebagai e-mel. Pastikan bahasa rasmi, atau sediakan permintaan anda sebagai surat dan lampirkannya ke e-mel.
Teruslah State Your Request
Daripada pembaca yang perlu mengimbas keseluruhan surat sebelum dia mendapat permintaan sebenar, nyatakan permintaan dalam perenggan pertama surat anda. Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Saya mula bekerja di Jabatan Pembelian sebagai ejen peringkat kemasukan, pada 14 Jun 2013, dan pada 14 Jun 2018, telah dinaikkan pangkat ke ejen pembelian kanan. sehingga 5 petang, Isnin hingga Jumaat. Tujuan surat ini adalah untuk meminta perubahan jadwal sehingga jam saya menjadi 9 pagi hingga 6 petang"
Jangan Terlambat
Bingkai permintaan anda dengan nada yang positif dan elakkan menggunakan perkataan "lewat." Sekiranya anda meminta perubahan jadual yang tetap, anda meminta waktu yang berlainan, tidak dibenarkan dilahirkan setiap hari. Dan anda tidak meminta penyelia anda mengurangkan waktu kerja anda dengan jumlah masa yang anda terlambat untuk bekerja. Jika permintaan anda adalah untuk tempoh yang terhingga, nyatakan dengan menyatakan, "Tujuan surat ini adalah untuk meminta perubahan jadual supaya, dari 1 April hingga 30 April, masukkan tahun, jam saya menjadi 9 pagi hingga 6 petang"
Berikan Alasan Jujur
Walaupun ia juga merupakan amalan yang baik untuk jujur dengan majikan anda, jika anda meminta untuk datang dalam masa satu jam kemudian kerana anda bukan orang pagi dan anda tidak boleh membuatnya tepat pada waktunya, anda mungkin ingin menimbang semula bahawa dasar yang munasabah untuk permintaan anda. Tetapi jika alasan anda adalah anda mempunyai tanggungjawab peribadi atau keluarga yang boleh disampaikan dengan lebih baik jika anda mempunyai masa tambahan untuk bekerja, nyatakan itu. Anda tidak perlu terlalu peribadi; Sebagai contoh, mengambil anak anda dari penjagaan harian atau carpooling dengan pasangan anda, nampaknya menjadi asas yang munasabah untuk permintaan itu. Anda menjadi hakim, bagaimanapun, berdasarkan apa hubungan anda dengan penyelia atau pengurus anda, dan sama ada mereka benar-benar perlu mengetahui sebab khusus mengapa anda ingin perubahan jadwal.
Buatlah Ia Layak Majikan Sementara
Sekiranya permintaan anda adalah kerana anda terus-terusan lewat dan anda percaya bahawa akan datang sejam kemudian daripada jadual tipikal anda akan membantu anda melaporkan untuk bekerja tepat pada waktunya, bersikap terang tentang cabaran anda dengan mendapat kerja tepat waktu. Cadangkan kehadiran anda boleh meningkat dengan ketara jika anda mempunyai jadual yang berbeza. Ini adalah salah satu cara untuk menangani aspek prestasi kerja anda, dan anda boleh menyebut dalam surat anda bahawa anda cuba proaktif untuk meningkatkan prestasi anda melalui menangani masalah masalah kehadiran. Sebagai contoh, anda mungkin memulakan kalimat, "Saya fikir jam kerja baru akan mempunyai kesan positif berikut pada perniagaan …"
Menyediakan Jaminan
Anda mungkin merasakan keperluan untuk memastikan penyelia anda bahawa perubahan jadual anda tidak memberi kesan buruk kepada operasi jabatan atau keupayaan anda untuk mengendalikan beban kerja. Mungkin anda telah mengesan panggilan pelanggan yang anda terima dan perhatikan bahawa hampir semua pelanggan anda memanggil selepas pukul 9 pagi, maka anda boleh menambah pada surat anda bahawa anda telah memantau puncak panggilan pelanggan dan perubahan jadual dapat memberi manfaat kepada organisasi. Di dalam surat anda, anda juga boleh menyatakan bahawa anda tidak meramalkan cabaran untuk menyelesaikan semua tugas yang anda berikan, yang memberi jaminan lanjut bahawa anda telah menganggapnya melalui dan pasti perubahan jadwal tidak akan menimbulkan masalah.
Mengikuti
Perenggan akhir surat anda lewat untuk datang ke pejabat harus menyatakan semula permintaan anda, dan jika jadwal perubahan adalah yang tetap, mencadangkan tarikh yang anda inginkan perubahan tersebut akan berlaku. Tanya sama ada terdapat kertas kerja tambahan yang perlu anda selesaikan untuk melaksanakan perubahan jadual. Ini meletakkan tanggungjawab di jabatan HR atau penyelia anda untuk memberikan maklum balas, sekurang-kurangnya mengenai kerja kertas. Juga, apabila ditulis dengan cara ini kedengarannya lebih positif daripada surat yang menunjukkan anda tidak pasti permintaan itu akan diluluskan. Terima jabatan HR dan penyelia untuk pertimbangan mereka dan beritahu mereka apabila anda akan menindaklanjuti untuk mendapatkan kelulusan.
