Dokumentasi pekerja adalah penting kerana beberapa sebab. Dokumentasi membenarkan tindakan pekerjaan, dari pengambilan dan pemilihan kepada peletakan jawatan, persaraan atau penamatan. Latihan dan pembangunan dan pampasan dan faedah adalah bahagian dokumentasi pekerja juga. Mengekalkan dokumentasi yang tepat dan lengkap menyokong objektif sumber manusia, seperti perancangan penggantian dan promosi dari dalam. Dokumentasi pekerja, apabila disediakan dengan teliti, secara rahsia dan mengikut dasar syarikat, adalah tulang belakang jabatan sumber manusia.
Pengambilan dan Pemilihan
Walaupun proses pengambilan dan pemilihan anda bermula dengan penyerahan aplikasi dalam talian menerusi sistem pengesan pemohon, dokumentasi masih menjadi komponen penting dalam proses pengambilan pekerja. Sekurang-kurangnya, proses pengambilan termasuk pemeriksaan telefon awal, wawancara secara bersemuka dan penilaian pewawancara. Dokumentasi adalah penting untuk proses ini - mengambil nota semasa wawancara peribadi praktikal merupakan keperluan untuk membantu membuat keputusan pengambilan bijak. Di samping itu, jika anda ingin menyampaikan kelayakan calon kepada pengurus pengambilan lain, ia membantu untuk berkongsi nota wawancara anda. Nota wawancara mengandungi penilaian dan pendapat peribadi anda. Oleh itu, melainkan jika nota dari proses pengambilan dan temu duga mengandungi skor ujian atau menyatakan semula fakta tertentu mengenai set kemahiran calon, dokumentasi jenis ini biasanya tidak menjadi sebahagian daripada fail personel. Yang penting, dokumentasi pekerja juga membuktikan kelayakan pekerjaan.
Latihan dan Pembangunan Pekerja
Mendokumentasikan prestasi pekerja adalah penting untuk mengekalkan kepuasan kerja, produktiviti dan penglibatan. Sistem pengurusan prestasi anda termasuk beberapa komponen, seperti penerangan pekerjaan, maklum balas tidak formal, latihan, tindakan tatatertib dan penilaian prestasi tahunan. Semua komponen ini memerlukan dokumentasi untuk sistem pengurusan prestasi anda untuk terus berjalan. Kekurangan dokumentasi adalah dekat dengan kekurangan komunikasi di kawasan ini. Pekerja bergantung kepada maklum balas untuk memberi inspirasi kepada motivasi dan meningkatkan semangat pekerja. Tanpa dokumentasi, pekerja tidak mempunyai alat yang diperlukan untuk memenuhi jangkaan majikan.
Pampasan dan Manfaat
Dokumentasi pekerja merupakan elemen penting dalam struktur pampasan dan manfaat anda. Tanpa dokumentasi jenis ini, adalah mustahil untuk mengesan gaji pekerja, kenaikan merit, bonus akhir tahun dan potongan mandatori dan sukarela. Dokumentasi juga mengekalkan status manfaat pekerja, seperti pilihan penjagaan kesihatan, penjagaan bergantung dan perbelanjaan fleksibel. Bahagian gaji merekodkan banyak dokumentasi pekerja di kawasan ini; Walau bagaimanapun, pegawai privasi anda mempunyai akses eksklusif kepada semua dokumentasi yang berkaitan dengan perubatan untuk memelihara sifat rahsia maklumat pekerja.
Akhir Pekerjaan
Apabila tempoh pekerja dengan syarikat berakhir, dokumentasi sangat penting. Terlepas dari sebabnya, anda mesti menyediakan dan memfailkan kertas kerja yang dokumen tindakan pekerjaan ini. Sekiranya anda menamatkan pekerja, dokumentasi akan mewajarkan keputusan anda. Pelepasan pekerja yang berkaitan dengan prestasi yang lemah, pelanggaran dasar atau salah laku kasar memerlukan dokumentasi untuk menyokong penamatan secara sukarela. Sekiranya pekerja memutuskan untuk memfailkan aduan untuk pelepasan yang salah, dokumentasi boleh melindungi aset syarikat anda jika aduan itu meningkat kepada litigasi. Sekiranya pekerja bersara atau meletakkan jawatan, dokumentasi diperlukan untuk meneruskan manfaat kesihatan dan pendapatan.
