Teks yang dihasilkan di pejabat hanya datang dari penulisan yang cermat atau menaip cepat. Ini memerlukan banyak perhatian dalam membuat dokumen dan banyak masa apabila pembetulan diperlukan. Hari ini, teks perniagaan mudah diubah dan dihasilkan dengan cepat kerana perisian pemproses kata dan komputer, kedua-duanya adalah alat kerja biasa.
Penerangan
Dokumen pemprosesan perkataan adalah apa-apa dokumen berasaskan teks yang sama seperti sama ada ia dilihat pada skrin komputer atau dicetak dalam bentuk keras. Kerana anda membuat manuskrip ini menggunakan perisian komputer, anda boleh dengan cepat memasukkan teks dan mengubah secara interaktif tata letak umum atau penampilan perkataan.
Perisian
Perisian pemproses kata yang paling biasa ialah Word, yang merupakan sebahagian daripada Microsoft Office Suite yang lebih besar. Kelemahan utamanya adalah kos yang tinggi, walaupun pesaing komersial lain seperti Corel WordPerfect ada. Alternatif percuma lain termasuk Google Docs berasaskan Internet dan program open-source OpenOffice Writer, yang keduanya boleh membuka dan memanipulasi fail Word. Ambil perhatian bahawa di antara banyak sambungan fail yang disokong, Word biasanya menggunakan doc dan docx.
Gaya
Dokumen pemprosesan kata secara amnya menggunakan gaya, yang menguatkuasakan konsistensi di antara unsur-unsur yang berlainan dalam manuskrip panjang. Sebagai contoh, anda boleh menentukan gaya header untuk muncul dengan font, warna dan saiz tertentu. Anda kemudian boleh menggunakan gaya ini semua tajuk dokumen. Sekiranya anda memutuskan untuk mengubah rupa tajuk, contohnya dengan meningkatkan saiz font, anda tidak perlu mengubah setiap tajuk secara individu. Sebaliknya, sesuaikan gaya Header dan semua teks yang diterapkan gaya secara automatik juga berubah.
Rujukan
Rujukan mengubah teks secara automatik bergantung kepada keadaan. Sebagai contoh, anda boleh menghasilkan jadual kandungan dan indeks dengan nombor halaman. Sekiranya anda berubah bilangan halaman, anda tidak perlu menyesuaikan rujukan halaman secara individu. Sebaliknya, nombor ini secara automatik menyesuaikan diri apabila anda mencetak dokumen.
Pemindahan
Dokumen pemprosesan kata dengan mudah boleh bertukar maklumat dengan jenis perisian lain. Contohnya, bukannya menggambarkan semula carta anggaran pai setiap kali peratusan perubahan, anda boleh mengimport carta dari program spreadsheet. Oleh itu, dengan mengubah nombor pada hamparan, anda secara automatik menyesuaikan carta dalam dokumen. Begitu juga, jika naskah mengandungi maklumat seperti nama dan alamat yang anda ingin gunakan dalam program yang berasingan, anda boleh mengeksport data tersebut dengan mudah untuk diproses selanjutnya.
