Apabila organisasi atau agensi kerajaan seperti bandar dan daerah memerlukan barang atau perkhidmatan, mereka mahu mendapatkan kemungkinan terbaik. Untuk mendapatkan tawaran yang terbaik, mereka mengeluarkan dokumen permintaan yang dipanggil permintaan untuk cadangan (RFP), meminta petikan (RFQ) atau permintaan untuk tawaran (RFB). Dokumen undang-undang ini mengundang syarikat untuk membida membekalkan barang atau perkhidmatan yang diminta. Apabila bahan-bahan ini diperlukan dengan cepat, tawaran hanya boleh diterima selama beberapa hari. Sekiranya ini berlaku, organisasi atau agensi kerajaan boleh meminta pembida untuk melengkapkan dan memo memo tawaran bukannya tawaran penuh, yang boleh banyak halaman panjang.
Tuliskan nombor bida dalam kotak atau pada baris yang dilabel "Nombor Tawaran." Ini memberitahu organisasi atau agensi kerajaan yang meminta tawaran betul-betul apa projek yang anda tawarkan. Sertakan tarikh anda mengisi nombor bida di dalam kotak atau baris yang dilabel "Tarikh."
Tulis tajuk tawaran dalam kotak atau pada baris yang berlabel "Nama Projek" atau "Tajuk." Ini boleh didapati di muka hadapan dokumen permohonan. Tulis lokasi projek di dalam kotak atau pada baris bertajuk "Lokasi." Jika anda membida untuk menyediakan produk, lokasi di mana anda akan menyampaikan produk tersebut.
Sertakan maklumat syarikat anda. Terdapat kotak atau baris untuk menulis nama syarikat, nombor telefon, alamat dan nama penulisan pekerja dan meluluskan bidaan.
Tulis jenis kerja yang diminta dalam kotak atau pada baris yang berlabel "Jenis Kerja." Contohnya, jika anda membida untuk menyediakan perkhidmatan pengurusan pembinaan, tulis "Pengurusan Pembinaan."
Tulis apa yang akan anda berikan kepada organisasi atau agensi kerajaan di bawah seksyen "Termasuk Kerja". Bagi setiap perkhidmatan atau produk yang disediakan, tuliskan jumlah yang anda minta dibayar di bawah bahagian "Bida Amaun" di sebelah kanan bahagian "Termasuk Kerja". Jumlah lajur "Bid Jumlah" dalam kotak atau baris "Bida Jumlah".
Lengkapkan bahagian "Pengiktirafan Addenda". Addenda diterbitkan oleh organisasi atau agensi kerajaan apabila ada perubahan dalam dokumen permintaan. Sertakan bilangan tambahan dalam seksyen ini dan tarikh yang dikeluarkan. Maklumat ini terletak pada addendum individu. Tidak selalunya penambahan dikeluarkan; tinggalkan seksyen ini jika tiada tambahan.
