Membuat spreadsheet menjejak untuk merekodkan penjimatan kos dan mengelakkan kos membolehkan organisasi anda melaporkan dengan tepat kedua-dua simpanan "keras" dan "lembut". Simpanan yang keras ditunjukkan sebagai kos yang lebih rendah jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Penjimatan lembut kurang ketara dan mungkin termasuk rundingan kenaikan kos yang lebih rendah dari pembekal atau latihan "percuma" yang datang dengan kenaikan kadar. Membangun spreadsheet untuk menjejaki penjimatan adalah penting untuk memberikan insentif kepada mereka yang bertanggungjawab untuk pembelian.
Perkara yang anda perlukan
-
Program spreadsheet
-
Perbelanjaan operasi lalu
-
Kontrak
Perbelanjaan operasi kumpulan ke dalam kategori logik. Kategori boleh mengikut jenis, seperti mengumpulkan semua utiliti bersama-sama. Jika berbilang pekerja bertanggungjawab untuk membeli, perbelanjaan kumpulan oleh orang yang bertanggungjawab.
Taipkan tajuk "Perbelanjaan" dalam sel pertama hamparan. Di bawah, masukkan nama kategori, kemudian senaraikan nama perbelanjaan dalam sel di bawah. Ulang untuk setiap kategori.
Dalam lajur seterusnya, ketik tajuk lajur "Aktual" dan tahun. Di bawahnya, masukkan dolar yang dibelanjakan dalam sel ke kanan setiap nama perbelanjaan. Label lajur "Pelarasan" seterusnya dan masukkan sebarang peningkatan atau pengurangan kontrak dalam baris perbelanjaan yang sama. Labelkan lajur "Penanda aras" lajur seterusnya dan masukkan formula untuk membiak Jumlah sebenar mengikut satu dengan pelarasan: (Sebenar * (1 + Pelarasan)).
Kenal pasti kuantiti item yang dihasilkan tahun lepas dan pengeluaran yang dirancang untuk tahun hadapan. Di bahagian atas barisan seterusnya, ketik "Per Unit." Untuk semua perbelanjaan yang berkaitan seperti bahan dan buruh, masukkan formula untuk menyesuaikan penanda aras kepada kuantiti baru: (Penanda Aras / Kuantiti Tahun Lalu * Kuantiti Tahun Ini).
Ketik "Aktual" dan tahun semasa di baris atas lajur seterusnya dan biarkan kosong sehingga jumlah perbelanjaan sebenar diketahui. Tajuk lajur seterusnya "Perbezaan." Bagi setiap perbelanjaan, masukkan formula yang menolak perbelanjaan sebenar tahun ini dari nombor dalam lajur tanda aras.
Selepas setiap kategori, masukkan dua baris kosong. Pada baris pertama, taipkan "Subtotal." Di sel di sebelahnya, ketik formula untuk menambah semua perbelanjaan dalam kategori itu bersama-sama dan salinnya ke semua lajur dalam hamparan. Selepas kategori terakhir, taipkan "Jumlah" dalam lajur pertama dan di sel di sebelahnya, masukkan formula untuk menambah semua subtotal kategori bersama-sama. Salin ini di semua lajur dalam hamparan.
Masukkan perbelanjaan sebagai kontrak baru ditandatangani atau invois sebenar diterima. Masukkan baris tambahan untuk apa-apa perbelanjaan baru atau log penjimatan kos penjimatan.
Petua
-
Meningkatkan jumlah pemilikan kos dengan menentukan terlebih dahulu bagaimana simpanan akan diberi ganjaran. Keputusan utama termasuk sama ada pekerja akan diberi ganjaran untuk penjimatan bersih untuk semua perbelanjaan mereka dan mengendalikan simpanan tidak ketara yang memberi kesan kepada kategori lain. Lajur penyesuaian juga boleh digunakan untuk menetapkan matlamat. Meletakkan peratusan simpanan yang dikehendaki untuk setiap kategori akan mencipta matlamat penanda aras untuk setiap perbelanjaan. Pastikan untuk memasukkan penambahbaikan proses yang mengakibatkan perbelanjaan operasi yang lebih rendah atau pengurangan jam buruh.
