Sistem pengisian telah berkembang selama bertahun-tahun daripada memfailkan kertas kerja dalam kotak kepada program perisian yang canggih yang menyimpan fail secara elektronik daripada penglihatan. Walaupun anda boleh memilih pelbagai hari ini, semua sistem pemfailan berkongsi satu matlamat utama: pengurusan rekod berkesan. Dengan pelbagai sistem pemfailan yang tersedia, adalah penting untuk mempertimbangkan setiap ciri untuk memilih yang paling sesuai. Sistem pemfailan yang paling biasa adalah mudah dilaksanakan dan menyediakan cara pengurusan fail yang berkesan.
Filing Alphabetik
Pemfailan alfabet adalah sistem pemfailan yang paling biasa untuk kurang daripada 5,000 rekod. Filing mengikut susunan abjad adalah sistem di mana anda mengatur fail mengikut nama individu, perniagaan, institusi, agensi, subjek, topik atau lokasi geografi mengikut pesanan kamus. Sistem ini berkesan untuk fail nama pelanggan atau pelanggan. Jika subjek pengajuan, gunakan indeks relatif. Indeks adalah senarai dalam susunan abjad nama-nama topik yang dipilih untuk mewakili setiap subjek. Rujuk indeks relatif untuk mengetahui nama topik untuk memfailkan rekod di bawah.
Filing Numerik
Dalam menubuhkan sistem pemfailan berangka, atur fail dalam urutan berurut menggunakan nombor terus dari rekod atau nombor yang diberikan. Kebanyakan sistem menggunakan indeks untuk mengambil fail. Sistem pemfailan berangka meningkatkan produktiviti disebabkan peningkatan kelajuan pemfailan dan mencari fail.Ia juga menyediakan pengenalan yang tepat dan membolehkan kerahsiaan yang lebih besar. Ia mampu pengembangan yang tidak terbatas dan anda boleh menggunakannya untuk lebih daripada 5,000 rekod, tidak seperti sistem pemfailan abjad.
Filing Alpha-numerik
Pemfailan alfa menggunakan gabungan nama dan nombor. Anda biasanya menggunakan sistem pemfailan jenis ini dengan nama dan nombor subjek. Susun fail mengikut bahagian abjad atau tajuk subjek, kemudian mengikut kategori nombor. Ia perlu menggunakan indeks relatif untuk fail alfa-angka. Indeks akan menyenaraikan kod nombor yang diberikan kepada setiap bahagian abjad.
Sistem Pemfailan tanpa kertas
Sistem pemfailan tanpa kertas menjadi biasa bagi banyak perniagaan dan rumah. Ia menyelesaikan keperluan untuk ruang penyimpanan fizikal dan masalah kehilangan atau salah letak maklumat. Sistem pemfailan tanpa kertas membolehkan akses yang dikongsi di pelbagai jabatan. Walaupun akses yang dikongsi menyediakan akses atas permintaan kepada rekod, anda boleh menetapkan hak pengguna sama ada melihat, mengedit, membuat atau memadam fail untuk mengawal akses. Jenis sistem pemfailan tanpa kertas termasuk program perisian mudah, pelayan dokumen dan sistem pengurusan dokumen.
