Tanpa sistem pengurusan pangkalan data yang menganjurkan, mengawal dan mengkatalogkan data, sistem maklumat akan menjadi konglomerasi data yang teratur. Peranan muktamad sistem pengurusan pangkalan data adalah untuk melaksanakan kawalan dan menyediakan penyelenggaraan kepada fail data menggunakan keselamatan data untuk memastikan integriti data.
Mengkatalogkan Struktur Fail
Proses mengkatalogkan fail dalam sistem pengurusan pangkalan data (DBMS) sangat penting. Terdapat pelbagai jenis fail, yang terdiri daripada kod komputer sebenar dan program pertanyaan (yang mengekstrak maklumat) ke utiliti sistem dan program penyelenggaraan rekod. Semua program ini mempunyai struktur fail yang unik, yang dikenal pasti oleh skema sistem atau "skema." Tanpa proses struktur fail, fail akan sukar diakses dan beroperasi. Struktur fail di dalam (DBMS) menyediakan struktur teratur untuk akses dan pengurusan fail.
Pengenalpastian Jenis Pangkalan Data
Sistem DBMS boleh terdiri daripada pelbagai jenis pangkalan data. Pangkalan data memegang struktur rekod maklumat. Pangkalan data dalam DBMS boleh menjadi pangkalan data yang diindeks, berurutan atau relasional. Pangkalan data indeks didasarkan pada kunci utama dan boleh diindeks pada mana-mana bidang yang unik dalam struktur pangkalan data. Pangkalan data berjujukan diakses dengan memulakan rekod pertama dalam pangkalan data dan pangkalan data relasi terdiri daripada rekod, yang boleh disambungkan ke rekod sedia ada lain dalam pangkalan data yang lain berdasarkan pengenal unik. DBMS membenarkan pembahagian, pengkatalogan dan akses untuk jenis pangkalan data ini.
Keselamatan Data
Keselamatan data merupakan ciri penting untuk sebarang sistem maklumat. DBMS menyediakan jadual keselamatan, yang merupakan rekod yang ditetapkan untuk maklumat, pengenalpastian dan kata laluan pengguna. Sistem keselamatan dibina dari jadual pangkalan data hubungan dan setiap syarat (kod akses pengguna) mesti dipenuhi dalam setiap jadual bagi pengguna untuk mengakses sistem. Sistem DBMS boleh mempunyai aplikasi keselamatan terbina dalam, yang memberikan hak pengguna dan keistimewaan dengan menggunakan jadual pihak berkuasa dalam aplikasi utiliti sistem.
Jadual dan Rekod
Dalam DBMS, semua pangkalan data telah menetapkan rekod. Rekod diklasifikasikan sebagai rekod item atau terperinci. Rekod item adalah rekod maklumat umum dan rekod terperinci memberi tumpuan kepada pengenal medan dalam rekod item dan memberikan maklumat tambahan "terperinci" di lapangan dan menjana rekodnya dari rekod item. Jadual adalah struktur di mana item dan rekod terperinci wujud. Contoh item dan rekod terperinci ialah keterangan perabot pada pangkalan data yang terdiri daripada medan data umum untuk penghantaran, pembayaran, dan sebagainya, dan rekod terperinci yang sesuai, yang seterusnya memecahkan perabot ke dalam pelbagai warna.
Integriti Set Data
Jika sistem maklumat adalah sistem pemprosesan berasaskan transaksi, set data dicipta untuk menukar katalog dalam data yang dimulakan oleh pengguna ke sistem dengan semua perubahan yang dilaporkan pada laporan pengecualian transaksi. Data dikumpulkan, diedarkan dan diproses menggunakan kaedah batch atau masa nyata. Jika ia merupakan rutin batch, kebanyakan organisasi akan mengemas kini sistem mereka sekali sehari sementara, dengan sistem masa sebenar, kemas kini boleh ditambah dengan serta-merta.
