Pemetaan maklumat adalah kaedah dokumentasi yang jelas dan berkesan untuk syarikat yang telah mengembangkan prosedur, dasar dan dokumen sokongannya. Perniagaan yang baru mulai merasmikan prosedur mereka juga boleh mendapat manfaat daripada kaedah dokumentasi pemetaan maklumat. Pemetaan maklumat menyelaraskan dokumentasi dengan mencegah duplikasi arahan atau maklumat merentasi prosedur. Ia juga menyediakan format untuk menganjurkan maklumat dalam dokumen supaya ia lebih mudah difahami. Mengubah dokumentasi syarikat anda ke format peta maklumat boleh dilakukan dalam beberapa langkah mudah, walaupun memakan masa.
Semak semua dokumentasi syarikat dan atur secara sistematis kandungan ke dalam kategori yang mengandungi arahan yang sama. Perhalusi kandungan kategori dengan membuang konflik dan duplikasi.
Sebagai contoh, banyak prosedur mempunyai bahagian untuk tanggungjawab. Untuk jenis kandungan ini, anda akan mengumpulkan semua maklumat "tanggungjawab" di semua dokumentasi. Dengan berbuat demikian, anda boleh melihat konflik dalam tanggungjawab atau bidang di mana satu tanggungjawab bertindih dengan yang lain. Dari sini, memperkemas kandungan untuk menghapuskan pertindihan atau konflik. Kandungan lain yang perlu dipertimbangkan termasuk definisi dan langkah berjaga-jaga keselamatan.
Buat dokumen pusat atau repositori maklumat yang dikawal oleh semakan untuk setiap jenis kandungan.
Kembali ke contoh tanggungjawab kami, buat satu dokumen yang menyenaraikan kandungan tanggungjawab yang anda ditapis dalam langkah terakhir. Pastikan prosedur rujukan di mana tanggungjawab dijalankan. Ini memastikan bahawa dokumentasi diselaraskan dengan betul.
Sekarang kandungan yang sama dipindahkan ke dokumen pusat, kandungan lama boleh dikeluarkan dari prosedur asal. Keluarkan kandungan lama dari prosedur asal, memberi rujukan kepada dokumen rujukan pusat yang baru.
Kemas kini kandungan dokumentasi selebihnya semasa proses penyemakan semula ke format yang dipetakan maklumat. Mengatur kandungan dokumen dengan mengumpulkan maklumat yang berkaitan. Termasuk sub-tajuk. Gunakan jadual di mana mungkin jadi kandungan dapat dilihat dengan lebih baik. Menubuhkan amalan terbaik dengan memasukkan sebarang pengetahuan atau langkah-langkah suku yang biasanya dilakukan oleh pekerja tetapi belum didokumentasikan dalam prosedur.
Petua
-
Pemetaan maklumat berkisar antara sederhana hingga rumit dan dapat dipertingkatkan lagi dengan memasukkan maklum balas yang terukur untuk pengurusan. Untuk pelaksanaan yang lebih kompleks, perkhidmatan profesional dari pertubuhan seperti syarikat pengasas Maklumat Pemetaan, Inc. boleh digunakan untuk mengoptimumkan prosedur yang dipetakan atau tidak dipadam. (Lihat Sumber)
