Polisi dan prosedur adalah keperluan untuk kebanyakan organisasi. Ramai yang perlu menulis jenis dokumen ini kerana mereka perlu mematuhi peraturan, seperti Organisasi Antarabangsa bagi Standardisasi (ISO). ISO adalah keluarga piawaian yang memberi tumpuan kepada peningkatan jaminan kualiti. Salah satu contoh dasar dan prosedur yang paling umum yang ditulis oleh organisasi adalah Prosedur Operasi Standard (SOP).
Dasar
Dasar menyatakan peraturan syarikat akan dilaksanakan di seluruh organisasi atau jabatan. Sebagai contoh, syarikat mempunyai dasar mengenai kata laluan. Ia mungkin menyatakan bahawa pekerja mesti menukar kata laluan setiap 60 hari. Dasar ini juga boleh menyatakan bahawa sistem akan memaklumkan pekerja 14 hari sebelum kata laluan mereka tamat. Dasar mestilah jelas, ringkas dan konsisten. Dasar juga akan mempunyai akronim di dalamnya. Penulis harus mengeja mereka pertama kali digunakan dan kemudian menggunakan akronim sepanjang seluruh dasar.
Prosedur
Prosedur melaksanakan dasar. Prosedur memberikan maklumat terperinci, seperti arahan langkah demi langkah tentang cara melaksanakan tugas. Contoh prosedur adalah cara membuat akaun rangkaian baru. Langkah pertama mungkin termasuk pengurus yang perlu mengisi borang untuk sewa baru. Borang itu mungkin memerlukan pengurus untuk memberi maklumat, seperti nama penuh, jawatan dan jawatan yang baru di mana pekerja baru akan bekerja. Pengurus kemudian menyerahkan borang tersebut ke jabatan IT. Pentadbir rangkaian kemudiannya mempunyai prosedur yang mesti dipatuhi. Ini termasuk menyiapkan akaun e-mel dan rangkaian dan mencipta lencana keselamatan. Prosedur mesti mudah diikuti. Adalah penting untuk diingat bahawa prosedur berubah dalam tempoh masa. Oleh itu, syarikat perlu mengkaji semula mereka sekurang-kurangnya sekali setahun. Ia harus menetapkan seseorang untuk mengemaskini prosedur. Seperti dasar, prosedur mestilah konsisten, ringkas dan tepat.
SOP
SOP bermaksud Standard Operating Procedure. Dokumen jenis ini menerangkan organisasi dan jabatannya. Di samping itu, ia menerangkan peranan dan tanggungjawab para pekerja. Kemudian SOP biasanya akan memasukkan kebijakan dan prosedur untuk setiap jabatan. Contohnya, dasar ini akan melindungi peraturan untuk membeli perkakasan. Kemudian prosedur itu akan memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang cara membeli perkakasan. Walaupun SOP terutamanya terdiri daripada teks, yang baik harus termasuk carta organisasi, gambar rajah, carta alir dan alur kerja.
