Sistem pengurusan sumber manusia mungkin mengambil bentuk sistem pengurusan maklumat. Organisasi menggunakan HRMS untuk menguruskan maklumat mengenai tenaga kerja. Maklumat ini membantu pengurus dan profesional HR membuat keputusan mengenai pekerja. Tanpa maklumat yang tepat untuk pembuat keputusan, HRMS mempunyai beberapa aplikasi di luar penyimpanan rekod dan pelaporan.
Akses tidak dibenarkan
Apabila sesebuah organisasi mengumpul data peribadi mengenai pekerja mereka dalam HRMS, risiko keselamatan tertentu mungkin timbul. Organisasi membelanjakan dana untuk memastikan maklumat peribadi pekerja selamat daripada ancaman dalaman dan luaran. Salah satu kelemahan HRMS elektronik ialah organisasi mesti mengumpulkan maklumat tentang siapa yang mengakses maklumat peribadi pekerja. Data ini memerlukan susulan dengan proses audit, yang boleh menyebabkan mendisiplin atau mendakwa pekerja yang mengakses data pekerja tanpa kebenaran atau tanpa tujuan rasmi.
Pengetahuan Khusus
Keperluan untuk mengawal data adalah satu lagi potensi kelemahan HRMS. Kawalan data ini melangkaui akses tanpa kebenaran maklumat peribadi pekerja. Organisasi yang menggunakan HRMS seperti PeopleSoft mesti menggunakan set kakitangan teknikal sendiri untuk program, menyelesaikan masalah, mengemaskini dan menyokong sistem. Walaupun HRMS boleh membantu sesebuah organisasi mengurangkan kos tenaga kerja HR, ia boleh meningkatkan keperluan untuk kakitangan teknikal dengan pengetahuan khusus kepada penyelesaian HRMS.
Kesalahan Penyertaan Data
HRMS juga hanya sebagai pemrogram manusia dan pengguna akhir. Orang yang mempunyai akses peringkat tinggi, seperti orang yang mengemas kini fail induk HR, boleh memasukkan maklumat yang salah dengan sengaja atau salah. Sekiranya data tidak dikemas kini secara tidak wajar, berubah atau hilang, sesebuah organisasi boleh menghadapi denda kerajaan dan kos lain yang berkaitan dengan kerosakan pada fail induk HR. Pilih sistem dengan banyak kawalan dalaman supaya seseorang pekerja tidak boleh membuat perubahan kepada fail induk syarikat anda.
