Berkomunikasi secara berkesan dengan pekerja adalah salah satu cabaran menjadi pengurus. Tidak seperti perbualan peribadi, di mana mesej itu boleh disesuaikan dengan orang yang menerimanya, apabila anda bercakap dengan pekerja secara keseluruhan, anda mesti bercakap dengan gaya yang sesuai untuk semua orang. Ini boleh menjadi sukar apabila menulis memo negatif - yang kritikal atau yang menyampaikan berita buruk. Menerapkan misi seperti itu memerlukan pengurus untuk terus, tetapi juga bijak. Matlamatnya adalah untuk menggalakkan pekerja anda mengubah tindakan mereka tanpa melibatkan perasaan buruk.
Menyampaikan berita buruk terlebih dahulu. Apabila menulis memo negatif, ia biasanya terbaik untuk sampai ke berita buruk. Termasuk jumlah yang penting untuk memimpin mesej mempunyai beberapa kelemahan: pertama, ia dapat membuatnya terdengar seperti anda terhenti; kedua, sesetengah pekerja mungkin berhenti membaca sebelum sampai ke titik memo; dan ketiga, jika mesej telah dijangkakan, ramai pekerja akan melangkaui pengenalannya pula. Nada seksyen ini haruslah mudah, dan fakta-fakta yang dibentangkan dengan jelas. Cuba untuk mengelakkan kemarahan atau negatif yang berlebihan.
Tawarkan dorongan. Selepas anda meletakkan berita buruk, beralih nada dan tumpuan memo anda supaya sedikit lebih optimistik. Jika surat anda kritikal, tawarkan kata-kata pujian dan dorongan. Sekiranya anda telah menyampaikan berita yang tidak menyenangkan, memberi penekanan yang positif. Matlamat tugas anda sebagai pengurus adalah untuk memimpin, tugas yang tidak lebih penting daripada pada masa-masa kesulitan.
Hadirkan penyelesaian. Salah satu dilema yang sering dihadapi oleh pekerja apabila menerima memo negatif tidak mengetahui tindakan yang mereka mahu mereka lakukan sekarang. Dalam bahagian ketiga dan terakhir surat tersebut, garis panduan tindakan yang jelas yang dapat diambil oleh pekerja untuk memperbaiki keadaan. Arahan ini harus memberi langkah yang jelas untuk pekerja dan harus disampaikan dalam nada yang optimis.
Baca dengan kuat. Sebelum menghantar memo, anda perlu melihatnya dan kemudian membacanya dengan kuat. Baca terlebih dahulu kepada diri sendiri dan kemudian kepada sekurang-kurangnya satu orang lain yang dapat memberikan maklum balas. Dengar dengan hati-hati dengan pilihan perkataan anda sendiri dan cuba untuk mendengar mana-mana bahasa yang mungkin disalah tafsir. Selepas anda membuat pembetulan ini, surat itu harus membuktikan bukti untuk tatabahasa, tanda baca dan ejaan - untuk menunjukkan kepada pekerja anda bahawa anda menulis surat itu dengan berhati-hati.
