Anda boleh menyampaikan berita buruk kepada pekerja, pelanggan atau pengurusan melalui pelbagai kaedah. Ramai orang lebih suka mempunyai mesej negatif yang dihantar terus dan langsung. Orang lain lebih suka pendekatan yang lebih halus, menyembunyikan mesej dalam bahasa yang kurang menyinggung. Sama ada cara, anda mesti menyampaikan berita yang kemungkinan besar tidak diingini dan tidak diinginkan dengan jelas dan ringkas.
Mengekalkan Hubungan
Hanya kerana anda mempunyai maklumat yang tidak diingini untuk menyampaikan, tidak bermakna anda perlu merosakkan hubungan dengan pihak penerima. Sama ada anda meletakkan pekerja, menolak permintaan derma atau menafikan bayaran balik perjalanan, perlu diingat bahawa keadaan mungkin berubah pada masa akan datang dan keputusan anda boleh diterbalikkan. Tambah pelengkap kepada memo, seperti memberitahu pekerja berapa banyak anda telah menghargai sumbangan mereka. Jelaskan kepada pengumpulan dana yang pada masa ini belanjawan anda tidak membenarkan perbelanjaan tertentu. Penambahan ini akan melembutkan pukulan dan terus membuka saluran komunikasi untuk kemungkinan hubungan masa depan.
Mesej Bingkai dengan Bahasa Positif
Perkataan yang anda pilih dalam memo akan membantu mengekalkan respons positif, walaupun anda menghantar mesej negatif. Sebagai contoh, anda boleh meminta lebih banyak maklumat untuk memproses permintaan kewangan dan bukannya menulis bahawa maklumat yang diberikan tidak dapat diterima. Beritahu pekerja apa yang boleh mereka lakukan dan bukan apa yang tidak boleh dilakukan. Sebagai contoh, tulis "sila berpakaian dalam kasual kasual perniagaan pada hari Jumaat" dan bukannya "jangan memakai jins pada Jumaat lepas." Hantar nota kepada pelanggan anda dengan mengatakan "anda boleh mengambil barangan anda pada Isnin," dan bukannya "pesanan anda tidak akan siap sehingga Isnin depan."
Mencegah Akibat Hukum
Memo syarikat sering membuat jalan keluar di luar dinding perniagaan anda dan ke tangan pihak media atau pihak lain. Elakkan menggunakan apa-apa bahasa yang ditunjukkan pada amalan haram atau diskriminasi. Contohnya, bukannya menulis "akauntan kami meninggalkan syarikat itu kerana dia membuat kesilapan besar dalam laporan akhir tahun," tulis "selepas bertahun-tahun perkhidmatan yang diiktiraf, akauntan kami berpindah ke peluang lain." Kejelasan membantu mencegah khabar angin yang tidak diingini menyebarkan yang boleh merosakkan reputasi syarikat anda. Mesej negatif yang tidak jelas adalah "disebabkan oleh salah laku, anggota kakitangan kewangan tertentu telah meninggalkan." Memo yang lebih baik berbunyi "kami teruja untuk mengumumkan bahawa anggota staf kewangan baru ditetapkan untuk menggantikan ahli keluar jabatan perakaunan."
Buffer the Bad News
Memo negatif sering mengakibatkan rasa sakit dan rasa marah. Anda boleh mengurangkan atau sekurang-kurangnya mengurangkan jumlah kejatuhan daripada berita buruk apabila anda menyembunyikannya dengan berita baik. Sebagai contoh, mulailah memo negatif dengan "anda akan menghargai bilangan manfaat tambah dimasukkan ke dalam polisi insurans anda" apabila anda perlu menaikkan kadar insurans. Pastikan penampan yang berkaitan dengan mesej, bagaimanapun, untuk mengekalkan kejelasan. Dengan kata lain, jangan katakan "geladak letak kereta baru dibuka minggu depan" apabila anda menghantar mesej mengenai potongan manfaat.
