Membangunkan prosedur operasi standard adalah ciri dari mana-mana perniagaan yang baik. Melakukannya mewujudkan satu jenis konsistensi yang tidak ternilai apabila berurusan dengan pelanggan dan mengekalkan rekod yang baik. Memahami prosedur apa yang perlu diseragamkan adalah ciri pengurus yang baik.
Prosedur Penstabilan
Syarikat-syarikat membangunkan prosedur operasi untuk menerangkan bagaimana tugas perlu dicapai. Untuk menentukan tugas-tugas yang perlu diseragamkan, belanjakan satu minggu untuk setiap tindakan yang diambil untuk memenuhi keperluan perniagaan harian. Isu-isu tertentu, seperti pelanggan yang tidak berpuas hati dengan produk / perkhidmatan, umumnya akan ditangani hanya oleh pihak pengurusan, dan, apabila mempertimbangkan perniagaan yang lebih baru dan lebih kecil, oleh pemiliknya sendiri. Prosedur operasi yang diseragamkan pada mulanya haruslah menjadi tanggungjawab pekerja untuk melaksanakan secara bebas; lain, lebih banyak prosedur pengurusan boleh ditambah kemudian.
ciri-ciri
Prosedur itu sendiri harus menerangkan secara jelas tindakan itu, dari awal hingga akhir. Ini bermakna bahawa tindakan yang paling sederhana (seperti menghidupkan komputer) perlu disenaraikan. Idea di sebalik prosedur adalah bahawa pekerja sepatutnya dapat mengikuti prosedur langkah demi langkah dan, tanpa membuat anggapan, selesaikan tugas dengan tepat dan memenuhi standard prestasi yang diperlukan. Walaupun penyenaraian tindakan yang lebih sederhana mungkin kelihatan berlebihan, atau membuang masa, berbuat demikian mempunyai sebab tersendiri.
Fungsi
Penyeragaman tatacara operasi bertindak sebagai manfaat kepada pekerja dan pengurus / pemiliknya. Pengurus / pemilik dapat menjimatkan masa dan prosedur penjelasan tenaga. Pekerja menerima faedah mempunyai harapan yang jelas; pekerja adalah yang paling gembira apabila apa yang diperlukan oleh mereka dan bagaimana mereka diharapkan dapat melaksanakan tugas harian mereka ditulis dalam warna hitam dan putih. Arahan ringkas mungkin agak menenangkan ketika pekerja berada dalam situasi di mana tugas harus dicapai dengan tepat, tetapi dengan cepat (misalnya: garis panjang pelanggan).
Faedah
Manfaat utama untuk menyeragamkan prosedur operasi yang terdapat dalam konsistensi yang lebih besar, ia membawa kepada fungsi dalaman dan luaran perniagaan. Setelah prosedur operasi diseragamkan, dan, tentu saja, diikuti, beberapa manfaat muncul. Pertama, persepsi pelanggan akan menjadi syarikat profesional yang baik, dengan itu meningkatkan imej jenama. Persepsi ini mungkin juga dibawa kepada calon pelabur / pegawai pinjaman di mana satu salinan prosedur syarikat biasanya diminta apabila pembiayaan / pelaburan dianggap. Satu salinan prosedur syarikat juga kerap diperlukan untuk mendapatkan insurans. Kedua, akaun akan menjadi tempat, kawasan di mana konsistensi tidak hanya diinginkan, tetapi juga, dalam banyak kes, yang dikehendaki oleh undang-undang.
Pertimbangan
Standardisasi prosedur operasi bukan sesuatu yang perlu diambil ringan; kekhususan adalah kunci. Prosedur yang diseragamkan akan membentuk asas di mana pekerja dilatih, dipromosikan dan disiplin, dan di mana keperluan pelanggan dikendalikan, urus niaga diproses dan buku dikekalkan. Luangkan masa tambahan untuk menyeragamkan prosedur yang diperlukan untuk operasi syarikat yang baik.
