Dalam perniagaan biasa, syarikat atau firma undang-undang boleh menghantar beratus-ratus surat kepada pelanggan, bakal pelanggan, vendor atau pelbagai agensi kerajaan. Dengan masa yang singkat untuk pengurus dan profesional, ia tidak semestinya layak bagi penghantar untuk secara peribadi menandatangani dokumen itu selepas pengawas atau setiausaha menyediakannya. Atas sebab itu, terdapat konvensyen undang-undang yang diterima umum untuk mempunyai pihak ketiga melaksanakan tandatangan tersebut.
Surat-surat Mudah
Adalah agak biasa bagi seseorang untuk menyediakan surat perniagaan pada arahan pendek dari pengirim. Sebagai pejabat undang-undang, misalnya, boleh menghantar beberapa salinan surat mudah, seperti permintaan untuk panggilan, kepada banyak pelanggan yang berbeza. Sekiranya penghantar tidak boleh secara peribadi menandatanganinya dan mendapatkan surat dalam surat adalah penting, pekerja atau pembantu yang dibenarkan boleh menandatangani bagi pihak penghantar. Konvensyen undang-undang adalah untuk memasukkan inisial, "p.p.," yang menegaskan frasa Latin, "per procurationem," yang bermaksud "untuk menjaga sesuatu," sebelum tandatangan pekerja. Pengadaan surat-menyurat bermaksud menandatanganinya atas nama orang lain; alternatif biasa yang digunakan untuk surat bentuk adalah dengan menggunakan cap tandatangan.
Kaedah dan Prosedur
Ia boleh diterima sama ada jenis atau menulis, "p.p." di hadapan tandatangan anda sendiri, di atas nama yang dicetak pengirim. Atau, anda boleh meletakkan nama penghantar di atas tandatangan anda sendiri, yang anda mesti mendahului dengan "p.p." Bagi kepentingan konsisten, dan untuk mengelakkan sebarang salah faham, pejabat profesional atau perniagaan akan menetapkan prosedur standard untuk menandatangani surat bagi pihak yang lain.
Kuasa wakil
Undang-undang juga memperuntukkan seorang individu yang mempunyai kuasa wakil untuk menandatangani nama orang lain. Kuasa kuasa membolehkan orang yang tidak hadir atau tidak mampu untuk menjalankan aktiviti perundangan atau kewangan dengan bantuan seorang saudara atau wakil sah yang dipercayai. Kaedah yang betul, jika anda diberi kuasa untuk menandatangani surat kuasa, adalah terlebih dahulu menandatangani nama prinsipal dan kemudian anda sendiri, didahului oleh perkataan "oleh," di sisi atau di bawah tandatangan utama, dengan ungkapan "kuasa peguam "atau inisial, POA selepas tandatangan anda, misalnya, Joe Smith oleh Mary Jones, kuasa wakil. Dalam sesetengah keadaan, borang pengacara yang disahkan dan ditandatangani perlu menemani kontrak, borang atau surat yang ditandatangani.
Ibu bapa dan Penjaga
Undang-undang negeri secara amnya menyatakan bahawa anak-anak di bawah umur mungkin tidak dipegang untuk mengikat kontrak secara sah, dengan beberapa pengecualian. Dalam situasi di mana kontrak melibatkan orang kecil, seperti membuka akaun bank atau membuat pembebasan model jurugambar, ibu bapa atau penjaga yang sah mungkin dikehendaki menandatangani bagi pihak orang dewasa. Dalam kes ini, ibu bapa atau penjaga mengikuti tandatangannya dengan frasa "untuk dan bagi pihak," diikuti oleh nama anak kecil itu. Dokumen ini juga memerlukan sama ada nama dicetak atau ditandatangani pada tanda tangan berasingan.
