Terdapat beberapa contoh di mana anda mungkin diminta untuk menulis surat bagi pihak orang lain. Peguam, misalnya, melakukannya dengan kerap. Keadaan lain termasuk menulis untuk orang yang tidak mempunyai kemahiran untuk melakukannya sendiri atau yang merupakan pelajar bahasa kedua dan tidak boleh menulis dalam bahasa Inggeris. Ketiadaan bos anda dari pejabat mungkin menjadi alasan lain untuknya meminta anda menulis surat bagi pihaknya. Terlepas dari kenapa anda menulis surat untuk orang lain, formatnya konsisten.
Tentukan Kandungan
Bercakap dengan orang yang anda akan menulis surat bagi pihak. Buat senarai mata untuk ditutup, orang itu untuk menangani surat itu dan apa-apa maklumat lain yang perlu dimasukkan. Bincangkan topik surat itu sehingga anda merasa bahawa anda mempunyai maklumat latar belakang yang cukup untuk menulis dengan betul.
Gunakan Letterhead dan Format Surat Perniagaan
Tulis pada kepala surat jika mungkin kerana ia memberi kredibiliti kepada surat-menyurat anda. Sekiranya anda tidak mempunyai surat, tulis alamat orang yang anda menulis surat untuk di bahagian atas halaman, tinggalkan ruang dan taipkan tarikh itu. Mulakan dengan salam, "Dear" diikuti oleh nama, gelaran dan koma orang tersebut. Jika, contohnya anda menulis kepada syarikat itu ia akan membaca "Dear Ms. Briggs," atau "Ke Hakim Menjabat," jika ia ke mahkamah.
Mengamalkan format blok untuk surat perniagaan. Semua ayat bermula di sebelah kiri halaman; perenggan dipisahkan oleh ruang baris. Jarak antara penutup anda adalah tiga hingga empat baris untuk membolehkan tandatangan anda. Taip surat perniagaan daripada tulisan tangan mereka.
Deklarasikan Pengarang
Isytiharkan bahawa anda menulis bagi pihak orang lain jika ia sesuai, seperti dalam surat kepada mahkamah. Sekiranya surat itu keluar di bawah nama orang lain, anda tidak perlu menyatakan bahawa dia tidak menulis sendiri. Dalam kes kecederaan fizikal atau masalah bahasa menunjukkan sebab: "Saya menulis bagi pihak Jeremy Smithers ketika dia memecahkan kedua-dua pergelangan tangannya bermain ski."
Gunakan bahasa yang berkesan, mudah difahami
Masuk ke titik. Surat - sama ada atau tidak bagi pihak orang lain - perlu pendek dan ringkas. Nyatakan sebab anda menulis dan kemudian memulakan perenggan baru untuk idea sokongan anda. Ingatlah untuk menukar perenggan dan meninggalkan ruang apabila anda menukar idea. Tulis dalam bahasa yang mudah difahami. Jangan gunakan kata yang besar apabila yang kecil akan lakukan dan simpan ayat anda pendek. Bertujuan untuk kejelasan dan bukannya cuba menarik perhatian pembaca anda dengan perbendaharaan kata yang luas.
Gunakan Suara Formal
Simpan nada yang perniagaan. Elakkan frasa bunga dan teruskan fokus pada topik yang anda tulis. Jangan berikan pendapat anda mengenai perkara ini melainkan ada alasan yang sangat baik untuk berbuat demikian.
Tutup kuat
Meringkaskan kandungan surat dalam perenggan akhir. Juga tentukan tindakan orang yang anda menulis surat untuk keinginan yang diambil. Sekiranya boleh penggantian alat rosak atau permintaan untuk mesyuarat. Gunakan penutup "Hormat" atau "Hormat Anda" untuk tetap konsisten dengan nada perniagaan surat itu. Ungkapan seperti "Talk soon" atau "Your friend" tidak sesuai. Tandat dan taipkan nama anda, diikuti dengan perkataan "bagi pihak nama orang yang anda tulis untuk."
Tinjauan
Tinggalkan surat anda selama satu hari atau lebih dan kemudian editnya. Serta kesilapan tatabahasa dan ejaan, lihat perkataan yang sering keliru seperti "lulus dan masa lalu" atau "memberi kesan dan kesan." Semaknya dengan senarai asal anda untuk memastikan anda tidak melupakan apa-apa. Letakkan diri anda di tempat penerima surat. Baca dengan kuat kepada diri anda dan menilainya untuk nada dan kandungan. Edit dengan sewajarnya. Tinjau surat dengan orang yang anda tulis. Pastikan anda tidak terlepas pandang apa-apa yang dikehendaki orang itu.
