Dari lorong-lorong dan bilik darjah pendidikan tinggi ke bilik dewan korporat Amerika, surat deklarasi berkhidmat dengan pelbagai tujuan dalam bidang komunikasi. Seperti namanya, huruf itu mengisytiharkan sesuatu. Ia juga boleh dianggap sebagai kenyataan fakta, pengumuman atau penjelasan. Kadang-kadang, masalah dalam pertikaian atau wang atau reputasi dipertaruhkan. Untuk alasan apa pun, anda menulis surat perisytiharan untuk organisasi anda, mengamalkan nada yang masuk akal dan logik, mengekalkan tumpuan anda dan menyimpan surat ringkas dan ringkas.
Nyatakan Maksud Surat Perisytiharan
Nyatakan tujuan anda dalam menulis surat perisytiharan. Sebagai contoh, katakan bahawa anda menulis surat perisytiharan kepada pekerja anda untuk mengumumkan pelancaran produk atau perkhidmatan baru. Jangan buang masa: "Saya menulis untuk mengumumkan bahawa selepas empat tahun kajian dan penyelidikan intensif, ABC Vitamin Company akan melancarkan suplemen pencernaan baru, yang dipanggil Quell, pada 17 Februari."
Isikan Butiran
Berikan butiran lain mengenai perisytiharan berkenaan. Dalam contoh ini, anda mungkin ingin memasukkan berapa banyak kos tambahan yang akan dijual dan di mana ia akan dijual.
Masa untuk Menjawab Soalan
Menjangkakan keperluan penonton anda - dalam kes ini, pekerja anda. Mereka akan ingin tahu bagaimana deklarasi - pelancaran produk - memberi kesan kepada mereka. Daripada melepaskan surat anda dengan butiran, anda mungkin ingin mengadakan mesyuarat untuk mengungkap produk dan menjawab soalan. Membekalkan masa dan tarikh mesyuarat sedemikian dalam surat anda, dan tentukan sama ada kehadiran adalah pilihan atau mandatori.
Tutup Penyataan
Tutup surat perisytiharan anda dengan nota yang jelas, dengan mengambil kira budaya korporat anda dan dinamik semasa. Anda mungkin ingin menunjuk ke hadapan, memberikan ramalan mengenai apa yang pengisytiharan - peluncuran produk - yang mungkin bermakna kepada syarikat anda. Anda mungkin mengeluarkan panggilan untuk tindakan, atau langkah-langkah yang anda harapkan pekerja mengambil kerana perisytiharan tersebut. Atau, jika anda rasa rintangan di kaki langit, nyatakan harapan anda bahawa organisasi anda akan berganding bahu untuk menjadikan sumber perisytiharan itu berjaya.
Selesaikan perkara dengan mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk masa mereka. Soalan-soalan interim langsung kepada penyelia terdekat atau lebih baik lagi, kepada anda secara langsung, untuk merangsang semangat kerjasama.
Lakukan Proofreading yang menyeluruh
Pengisytiharan pernyataan kepentingan sering menjadi sebahagian daripada sejarah syarikat - dan boleh diposkan di laman web untuk orang luar untuk melihat. Oleh itu, ia harus menjadi sumber kebanggaan dan penyelesaian. Berikan masa untuk membuktikan, mengedit dan menyemak semula surat perisytiharan anda. Tanya rakan sekerja atau kepercayaan yang dipercayai untuk mengkaji surat anda dan mengundang komen dan kritikan yang membina. Buat perisytiharan anda sebagai contoh untuk memberi inspirasi kepada orang lain.
