Ringkasan eksekutif biasanya merupakan garis satu halaman memo yang lebih panjang, pelan perniagaan, siaran berita, perjanjian sah atau sebarang dokumen penting. Ringkasan eksekutif harus mengutarakan mengapa, bagaimana dan bagaimana isu itu secara ringkas untuk eksekutif sibuk yang tidak mempunyai masa untuk menyelidiki butiran. Anda harus mengandaikan bahawa walaupun pembaca berminat dalam isu itu dan memahami konsep yang lebih luas yang terlibat, dia tidak akrab dengan perinciannya. Sebagai peraturan umum, pembaca harus dapat berkomunikasi secara bijak mengenai subjek setelah membaca ringkasan eksekutif.
Jelaskan dengan jelas dalam perenggan pertama apa yang telah berlaku dan mengapa ia telah berlaku. Pembaca ringkasan eksekutif mungkin akan menjadi pengurus yang sibuk yang menangani pelbagai isu dan menyusun pelbagai projek pada setiap masa. Oleh itu, anda mesti menguraikan asas-asas dan mengorientasikan semula pembaca sebelum mendapat butiran lebih banyak. Sebagai contoh, pembukaan ringkasan itu mungkin berkata: "Laporan ini memperincikan perjanjian pembekal yang ditandatangani pada 21 Mei untuk menetapkan harga dan jadual penghantaran tayar yang akan dibeli daripada Tayar Inc. untuk tahun yang akan datang." Pembukaan ini akan membantu pembaca ingat bahawa perjanjian itu sepatutnya untuk bekalan tayar dan berfungsi sebagai latihan pemanasan mental cepat.
Senaraikan semua perkara utama dalam perjanjian, dengan idealnya dalam mata peluru yang berbeza. Mata peluru lebih mudah dibaca dan diserap apabila mereka memecah masalah yang rumit ke dalam bit mudah dihadam. Titik peluru harus menyampaikan asas-asas perjanjian, bukan pengecualian, fasal khas atau butiran teknikal. Eksekutif yang tidak berurusan dengan tayar setiap hari mungkin ingin tahu bahawa Tayar Inc. bersetuju untuk memenuhi pesanan tayar dalam tempoh 25 hari kalendar, tetapi tidak perlu tahu bahawa jika suatu pesanan adalah untuk lebih daripada 50,000 tayar, masa memimpin ini menimbulkan hingga 30 hari atau bagi tayar yang lebih besar daripada 19 inci diameter peraturan khusus dikenakan. Hanya menambah bahawa pesanan besar dan saiz tayar tertentu melibatkan klausa khas akan mencukupi. Perlu diingat bahawa pembaca sentiasa boleh merujuk kepada perjanjian perundangan penuh untuk butirannya.
Terangkan mengapa perjanjian undang-undang adalah penting. Oleh kerana pembaca mungkin tidak menjadi ahli di kawasan itu, dia akan bergantung kepada anda untuk menjelaskan kepentingan perjanjian ini. Adakah harganya sangat murah, masa memimpin terutamanya pendek atau penalti yang sangat curam kerana gagal memenuhi pesanan tepat pada waktunya? Jelaskan kekuatan dan, jika semua, kelemahan perjanjian. Perlu diingat bahawa jika anda adalah penggerak di belakang perjanjian, ini juga sesuai dan mungkin satu-satunya masa untuk menuntut kredit untuk pencapaian anda.
Selesaikan ringkasan dengan menyenaraikan langkah seterusnya. Penandatanganan perjanjian itu mungkin memerlukan tindakan tambahan, seperti kelulusan oleh markas, atau perjanjian itu sendiri mungkin tidak lengkap, termasuk klausa yang menyatakan bahwa jadual penawaran untuk ban truk tidak diliputi oleh dokumen hukum ini dan perjanjian tambahan akan ditandatangani untuk mereka dalam masa terdekat. Unjuran "mencari" ini akan membawa ringkasan kepada kesimpulan yang logik dan memberi pembaca rasa yang baik tentang apa yang diharapkan seterusnya. Ia akan menetapkan peringkat untuk ringkasan eksekutif seterusnya yang mungkin akan diikuti.
