Mungkin cabaran paling besar yang terlibat dengan membuat ringkasan eksekutif adalah memastikan ia pendek apabila terdapat banyak perkara yang anda ingin katakan.Idea di sebalik ringkasan adalah untuk tidak membebani pembaca anda dengan butiran tetapi untuk menjual projek atau cadangan anda sebelum dia mula membaca laporan yang lebih lama. Ini meletakkan banyak kepentingan pada dokumen ringkas, dan kadang-kadang rayuan visual boleh mengira sebanyak kata-kata sebenar anda.
Memutuskan Sama ada Anda Perlu Ringkasan
Projek anda mungkin tidak memerlukan ringkasan eksekutif sama sekali. Sekiranya anda telah dijemput untuk mengemukakan cadangan, permintaan untuk cadangan mungkin menunjukkan bahawa ringkasan tidak diperlukan. Sekiranya ia meminta ringkasan, mungkin terperinci apa yang harus anda sertakan dan ini akan membuat pemformatan dan menulis lebih mudah.
Menentukan Panjang
Sebelum anda mula menulis dan memformat, ia harus mempunyai idea tentang berapa banyak halaman yang anda ada di pelupusan anda untuk mendapatkan mata utama anda. Colorado State University menasihati bahawa ringkasan harus tidak lebih daripada 10 halaman atau 10 peratus dari panjang keseluruhan laporan atau cadangan anda. Tetapi Texas A & M University menasihatkan supaya tidak melebihi 5 peratus daripada cadangan atau laporan anda. Ia akan bergantung sedikit sebanyak pada jenis projek anda, tetapi tally up jumlah halaman laporan anda dan merancang untuk datang di suatu tempat antara 5 dan 10 peratus daripada itu.
Mengatur Kandungan
Sekiranya anda mempunyai kurang daripada 10 halaman untuk bekerja, mengatur maklumat anda untuk impak terbaik adalah yang paling penting. Mulakan dengan pengenalan, menerangkan tujuan laporan atau cadangan anda. Pindah ke sana untuk menerangkan objektif atau penyelesaian anda kepada isu-isu yang dibangkitkan dalam pengenalan anda. Dermakan seksyen untuk penemuan penyelidikan yang menyokong objektif anda, jika sesuai. Terangkan bagaimana anda akan melaksanakan projek anda. Jika ini melibatkan beberapa langkah, putuskannya dengan mata peluru. Kemudian buat cadangan dan bungkus dengan padang penjualan ringkas.
Kandungan Pemformatan
Walaupun panjang ringkasan anda adalah penting, elakkan godaan untuk menjejalkan seberapa banyak kata ke dalam halaman anda yang mungkin dalam usaha untuk memandu pulang matlamat projek anda. Tinggalkan ruang putih yang cukup supaya tidak membebani pembaca anda apabila dia mula-mula melihat ringkasan - halaman yang penuh dengan kata-kata boleh menakutkan. Gunakan perenggan pendek yang dipecah oleh tajuk dan mata peluru. Cuba untuk tidak memasukkan lebih daripada satu perenggan dalam setiap bahagian. Di samping setiap tajuk, anda mungkin termasuk sebutan mengenai halaman mana laporan anda mengandungi maklumat yang lebih terperinci mengenai apa yang dibincangkan di bahagian tersebut. Sertakan maklumat hubungan anda pada akhirnya - jika pembaca anda ingin menghubungi anda dengan segera, anda tidak mahu dia terpaksa menggali laporan anda untuk maklumat ini. Anda mungkin memusatkan ini supaya ia menonjol.
