Sistem pengebilan anda boleh menjadi asas seperti pen dan lejar atau canggih sebagai komputer dan program perisian yang direka untuk menguruskan segala-galanya daripada mengira caj untuk menghantar penyataan. Di samping kecanggihan, konsep pengebilan asas tidak berubah sejak zaman alkitabiah. Masih terdapat pembekal perkhidmatan, pengguna perkhidmatan dan yuran yang mengikat hubungan.
Pengebilan Bermula Dengan Orang
Kakitangan anda membina profil setiap pelanggan sebagai langkah pertama dalam mereka bentuk individu sistem pengebilan ke perusahaan anda. Staf data mengumpul nama, alamat pengebilan dan syarat di mana yuran anda dikumpulkan. Sekiranya pihak ketiga seperti syarikat insurans terlibat, maklumat tersebut juga dijamin. Pelanggan mungkin meminta anda untuk membelinya terus atau membuat bayaran pada kad kredit.
Input dan Pengesahan Data
Maklumat yang diberikan oleh pelanggan adalah input ke dalam program perisian atau direkod secara manual dalam buku leher. Pengesahan skor kredit dan liputan syarikat insurans mungkin dicapai melalui akses telefon atau laman web. Kakitangan anda mungkin perlu mengakses maklumat sensitif seperti skor kredit untuk membina profil lengkap untuk sistem pengebilan anda kerana sesetengah pelanggan mungkin ingin melunaskan hutang mereka secara ansuran.
Akaun Pengekodan
Sama ada bil perniagaan anda satu perkhidmatan (konsultasi) atau pelbagai perkhidmatan (konsultasi, yuran makmal, bahan dan sebagainya), menubuhkan sistem kod untuk mengkategorikan setiap perkhidmatan dan produk adalah penting untuk menjejaki wang. Sebagai contoh, pesakit pergigian boleh dibilkan untuk pembersihan, tetapi bayaran dikenakan jika doktor gigi melakukan prosedur dan bukan pakar kebersihan tidak sama, jadi dua kod digunakan untuk tujuan pengebilan. Satu kod mungkin menandakan mahkota emas manakala yang lain mewakili topi porselin yang lebih murah. Kod mempunyai tugas ganda, membolehkan anda menjejaki kos dan kategori supaya anda sentiasa mengetahui bagaimana masa dan sumbernya dibelanjakan.
Bil dikeluarkan
Anda mempunyai beberapa cara untuk menyediakan sistem penagihan anda. Sesetengah pemilik perniagaan membuat bil setiap pelanggan pada hari yang sama setiap bulan. Sekiranya anda tidak menggunakan komputer untuk mengendalikan kerja ini, berikut adalah wajar. Selalunya, sistem pengebilan elektronik anda mungkin membenarkan anda menyusun pelanggan dengan "tarikh khidmat." Perkhidmatan 10 Julai, sebagai contoh, secara automatik akan menjana pernyataan pada 10 Ogos menggunakan kitar berbayar standard, 30 hari. Aliran tunai anda mungkin lebih baik disampaikan dengan menghantar kenyataan dalam masa beberapa hari dari perkhidmatan yang dilakukan. Anda boleh menggunakan mel siput dan bil elektronik untuk pelanggan invois.
Invois dikesan
Akaun yang menonjol setelah tarikh jatuh tempo telah menjadi sebahagian penting dari setiap sistem pengebilan syarikat. Peringatan pembayaran yang diselaraskan dengan lampiran yuran "masa lalu" adalah satu lagi manfaat untuk mengekalkan sistem pengebilan berasaskan komputer. Selalunya, ahli kakitangan perakaunan anda boleh menggunakan sistem "fail panas" yang memaparkan senarai tarikh jatuh tempo yang memanggil panggilan telefon yang mengingatkan pelanggan untuk membayar invois sebaik sahaja tarikh luput telah berlalu.
Perkhidmatan Pengumpulan, Pemeriksaan dan Pengantara
Anda mungkin lebih suka mengendalikan perkhidmatan pengumpulan anda sendiri daripada menggunakan agensi luar untuk mengawasi isu-isu yang tidak membayar. Praktik berkala berkala, menangkap banyak jenis penyelewengan sistem pengebilan. Anda juga boleh bersekutu dengan rumah penjelasan yang ditetapkan untuk menjaga setiap aspek sistem pengebilan anda, dari cek kredit pelanggan untuk mengeluarkan tagihan. Perkhidmatan ini tidak murah, tetapi jika anda lebih suka menanam pengebilan, maka trade-off mungkin bernilai perbelanjaan.
