Tidak ada peraturan yang keras dan cepat ketika menulis kepada beberapa orang yang terdiri daripada dewan pengarah, yang bermaksud anda mempunyai beberapa pilihan untuk menangani surat anda. Secara amnya, anda akan menyediakan satu huruf apabila lembaga begitu besar menjadi rumit untuk menangani setiap pengarah secara individu. Untuk papan yang lebih kecil, anda boleh menulis surat berasingan untuk setiap orang dan menggunakan notasi "salinan karbon" untuk merujuk penerima lain.
Apabila Menulis ke Lembaga Besar
Di mana lembaga terdiri daripada lima atau lebih individu - nombor ini adalah panduan, bukan peraturan - adalah umum untuk menyediakan satu surat yang dialamatkan kepada lembaga sebagai satu kumpulan dan dikirim kepada syarikat yang mereka mentadbir. Contohnya:
Lembaga Pengarah
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Salam anda hendaklah membaca "Lembaga Pengarah yang dihormati:" atau "Ahli Lembaga Pengarah:" diikuti dengan usus besar, bukan koma. Jika anda adalah pemilik perniagaan atau ahli lembaga lain, anda boleh menggunakan penghormatan tidak rasmi "Dear Board" atau "Dear all:"
Menggunakan Blok Pengedaran
Oleh kerana banyak papan bertemu jarang, mungkin sekali setiap bulan atau lebih, anda mungkin ingin menghantar satu salinan surat kumpulan kepada setiap ahli lembaga di rumah atau alamat perniagaan tetapnya. Ini memastikan bahawa surat anda dibaca dan boleh dilakukan sebelum mesyuarat lembaga seterusnya. Untuk mencapai hal ini, tulis blok edaran pada akhir surat yang menyenaraikan nama dan alamat setiap ahli lembaga. Cetak beberapa salinan surat dan hantar satu salinan kepada setiap orang pada senarai edaran.
Apabila Menulis ke Papan Kecil
Apabila mengarahkan lembaga pengarah yang lebih kecil - contohnya, dengan tiga atau empat pengarah - anda perlu menyenaraikan setiap penerima mengikut nama. Blok alamat anda sekarang kelihatan seperti ini:
Cik Robin Birch, Pengerusi
Encik Jack Haslam, Pengarah
Dr. Olivia Blower, Pengarah
Lembaga Pengarah Perbadanan Harta ABC
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Ucapan anda kemudian hendaklah menyenaraikan nama para pengarah dalam susunan yang sama seperti blok alamat: "Dear Ms Birch, Encik Haslam dan Dr. Blower:" Baiklah gunakan nama pertama jika anda tahu penerima dengan baik dan inilah yang biasa anda cara komunikasi. Etika menuntut agar anda menghantar surat yang berasingan kepada setiap orang, jadi cetak dan tandatangan salinan asal dan sampul surat untuk setiap penerima.
Menggunakan Notasi CC
Di mana ahli lembaga terletak di alamat yang berbeza, adalah wajar untuk menulis surat berasingan kepada setiap penerima. Di sini, anda perlu menggunakan notis "salinan hormat" atau "salinan karbon" untuk membolehkan setiap penerima tahu siapa yang telah menerima surat tersebut. Lakukan ini dengan menambah huruf "cc:" diikuti dengan nama penerima lain di bahagian bawah huruf, segera di bawah tandatangan anda dan nama dicetak. Berikut adalah contoh pemformatan:
Cik Robin Birch, Pengerusi
Lembaga Pengarah Perbadanan Harta ABC
123 City Street
San Francisco, California 94105
Puan Birch yang dihormati:
Surat
Yang ikhlas, Nama awak
CC: En. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Anda akan menghubungi surat kedua anda kepada "Mr. Jack Haslam" kepada "Cik Robin Birch dan Dr Olivia Blower," dan sebagainya. Adalah idea yang baik untuk membuktikan semua salinan anda untuk memastikan anda telah memasukkan nama penerima dan nama salinan yang sesuai.
