Menulis surat rasmi kepada lembaga pengarah boleh menjadi satu proses menakutkan. Inilah peluang anda untuk mendapatkan pendapat anda oleh orang yang bertanggungjawab, jadi penting untuk mengikuti proses formal. Tetapi tidak ada arti dalam pemformatan yang betul jika kekurangan kandungan atau surat itu mempunyai kesilapan tatabahasa.
Sebelum Memulakan Surat ke Lembaga Pengarah
Sama dengan lembaga pengarah, tahu apa yang anda mahu katakan. Apakah motivasi anda? Apa yang anda mahu capai? Surat aduan memerlukan satu kebijaksanaan yang berbeza dari, katakan, surat yang mencari pembiayaan untuk projek.
Luangkan masa untuk membuat beberapa nota. Tuliskan apa yang hendak dikatakan dan mengapa ia penting kepada anda. Yang terakhir mungkin tidak memasukkannya ke dalam surat, tetapi ia mungkin membantu anda memfokuskan dan menyortir. Adakah terdapat dokumentasi yang anda perlukan untuk merujuk kepada keterangan atau statistik yang ingin anda kongsi? Sediakan mereka dan buat nota mengapa mereka relevan.
Penggubalan Surat
Pertama, aturkan nota anda. Apakah titik terbesar berhubung dengan mengapa anda menulis? Unsur apa yang menyokong titik itu? Letakkan mereka dengan teratur. Ini pada asasnya garis besar anda, jadi kini anda baik untuk pergi.
Ramai orang bergelut dengan memulakan surat, fikir mereka perlu bersikap pintar dari jalan tol, tetapi yang jelas adalah lebih penting. Katakan semua yang anda perlu katakan, kemudian tingkatkan dan ketatkannya semasa mengedit. Untuk memulakan, hubungi "Pengerusi Dear Smith dan ahli lembaga" dan kemudian buka dengan "Saya menulis kepada …", kemudian nyatakan sebab utama anda menulis.
Ikuti pembukaan anda dengan titik sokongan utama dan tulis beberapa paragraf ringkas yang merangkumi semua isu yang telah anda nyatakan sebelum ini.
Ingat, ini perniagaan dan orang-orang ini mempunyai banyak di pinggan mereka. Jangan menjadi bunga atau mengepam atau berombang-ambing panjang. Dapatkan ke titik, bersikap sopan mengenainya dan berhati-hati menandatangani.
Kepentingan Penyuntingan
Pada hakikatnya, menulis lembaga pengarah tidak jauh berbeza dengan menulis surat perniagaan formal, kecuali kepada sekumpulan orang dan mungkin lebih banyak menungganginya, bergantung pada mengapa anda menulis.
Kebanyakan orang lebih tertekan tentang menulis, apabila bahagian yang paling penting, benar-benar, sedang mengedit. Sentiasa berehat selepas menulis sesuatu, jadi kepala anda hilang dan anda kembali dengan mata yang segar.
Ambil sekurang-kurangnya tiga pas penyuntingan. Cari kesilapan tatabahasa, perkataan yang tidak diperlukan dan nada yang terlalu kasual. Orang sering kesilapan yang ringkas dengan kasar, tetapi menulis ringkas adalah kuat dan pada hakikatnya, kedua-dua sifat yang bermain dengan baik dalam surat-menyurat perniagaan.
Namun, bersikap hormat dan agak penentangan, tetapi jangan memerah atau meletakkan apa-apa terlalu tebal.
Tahu Tujuan Anda
Seperti yang disebutkan, penting untuk mengetahui mengapa anda menulis. Ada kemungkinan bahawa tiga huruf paling biasa yang perlu anda tulis adalah meminta sesuatu, meletakkan jawatan atau menerima peluang.
Meletak jawatan: Apabila meletak jawatan dari syarikat, projek atau bahkan lembaga itu sendiri, nyatakan anda bersyukur anda mempunyai peluang. Terangkan, dalam satu ayat yang lebih baik, kenapa anda meletakkan jawatan - untuk sebab peribadi, untuk meneroka peluang baru, kerana anda menginginkan perubahan - tanpa butiran perkongsian. Pastikan ia pendek dan profesional. Sekiranya anda boleh, tawaran boleh didapati jika diperlukan pada masa akan datang.
Menerima: Ini boleh menjadi satu perenggan yang diikuti dengan pernyataan kesyukuran. Katakan anda bangga menerima peluang ini, anda tidak sabar-sabar untuk menyumbang dan anda bersyukur atas kepercayaan lembaga. Jangan tinggalkan projek atau niat; itulah kontrak untuk.
Meminta: Segera, nyatakan apa yang anda minta. Terangkan mengapa. Sekiranya anda mempunyai bukti keterangan mengapa permintaan itu sah, maka secara ringkasnya dokumen ini. Elakkan janji-janji prestasi atau hasil, kerana ini harus dinyatakan hanya dalam kontrak atau jadual projek, di mana anda mempunyai kemampuan berunding. Terima kasih kerana pertimbangan dan tawaran mereka boleh didapati sekiranya mereka mempunyai soalan atau memerlukan penjelasan.
