Dasar dan prosedur keluhan memberi kuasa kepada pekerja dengan memastikan suara mereka akan didengar. Proses formal meningkatkan semangat pekerja, melegakan penyelia segera pertikaian yang berterusan dan membantu memastikan perselisihan atau masalah lain ditangani dengan cepat dan teratur.
Fungsi
Dasar keluhan digunakan oleh banyak organisasi untuk menyediakan saluran komunikasi yang boleh dipercayai dan didokumentasikan antara pekerja dan pengurusan. Prosedur tertulis membantu untuk memastikan tindak balas yang cepat, teratur dan adil terhadap keluhan atau aduan pekerja. Pekerja yang merasakan mereka telah dianiaya melalui pemecatan, demam, penggantungan tanpa gaji, diskriminasi yang menyalahi undang-undang, gangguan seksual atau peristiwa yang dipertikaikan yang lain boleh membawa kes mereka ke tahap pengurusan yang lebih tinggi dengan mengajukan suatu keluhan.
Jenis
Rungutan boleh dibahagikan kepada tiga tahap: tahap informal, tahap formal dan proses rayuan. Sekiranya mungkin, rungutan harus diselesaikan secara tidak formal di antara pekerja dan penyelia terdekatnya. Sekiranya keluhan itu tidak diselesaikan dengan penyelia terdekat, pekerja harus menimbulkan keluhan dengan peringkat pengurusan seterusnya. Jika pekerja tetap tidak berpuas hati dengan jawapannya, dia kemudian mengemukakan suatu keluhan rasmi yang menyatakan, secara bertulis, aduannya dan asasnya. Sekiranya keluhan rasmi ditolak, pekerja biasanya boleh melalui proses rayuan, dengan keputusan yang dicapai pada ketika itu menjadi akhir sejauh syarikat berkenaan.
Tanggungjawab
Majikan harus berusaha untuk memastikan semua orang dalam organisasi memahami dasar dan proses rayuan. Mereka juga bertanggungjawab untuk mengkaji secara berkala dasar untuk pematuhan terhadap perubahan dalam undang-undang, kod atau amalan pekerjaan. Pengurus dan penyelia bertanggungjawab memohon prosedur bertulis secara adil dan konsisten, manakala para pekerja, untuk pihaknya, harus menyadari dasar-dasar tersebut dan mengikutinya apabila keperluan itu timbul.
Tempoh masa
Pekerja yang memilih untuk mengemukakan keluhan harus mematuhi prosedur bertulis dan secara amnya berbuat demikian dalam tempoh masa yang ditentukan oleh dasar keluhan majikan. Sebagai contoh, dasar itu boleh menentukan bahawa keluhan harus difailkan dalam masa 15 hari dari peristiwa pencetus. Sesetengah kategori keluhan, seperti diskriminasi atau pelecehan, boleh dibenarkan tempoh masa yang lebih lama (seperti 30 hari kalendar).
Faedah
Dasar dan prosedur keluhan adalah manfaat kepada majikan dan pekerja mereka. Pekerja merasa diberi kuasa dengan mengetahui ada proses yang boleh didengar oleh suara mereka. Pengawas atau pengurus mendapat manfaat dengan melewati pertikaian yang belum diselesaikan ke tahap pengurusan yang lebih tinggi, di mana mereka dapat ditangani dengan baik. Syarikat itu mendapat faedah kerana semangat pekerja meningkat dengan penyertaan dalam proses tersebut. Di samping itu, had masa terbina dalam menggalakkan penyelesaian masalah dengan cepat sementara menghalang kemunculan rungutan lama selepas fakta.
