Dokumen dasar dan prosedur syarikat adalah faktor utama dalam mengekalkan kecekapan, konsistensi dan komunikasi yang jelas. Sesetengah syarikat memilih untuk membuat dokumen individu untuk prosedur yang berbeza, sementara yang lain mengumpulkan semua dasar dan prosedur ke dalam satu manual yang mereka tunjukkan kepada setiap pekerja. Dasar dan prosedur yang didokumenkan memberi manfaat kepada pekerja, pelanggan dan syarikat.
Tetapkan Harapan
Dasar syarikat sering menetapkan jangkaan untuk tingkah laku pekerja mengenai topik seperti kehadiran, ketepatan masa, kod pakaian, peraturan keselamatan dan banyak lagi. Dokumen-dokumen dasar dan prosedur sering menetapkan tanggungjawab syarikat kepada pekerja-pekerjanya, termasuk peluang pekerjaan yang sama, waktu cuti dan sakit, cuti keluarga, dan lain-lain. Hubungan kerja dan surat tawaran boleh merujuk manual dasar dan prosedur syarikat (atau buku panduan pekerja) dan menyatakan bahawa pekerja bersetuju untuk mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam manual. Sesetengah syarikat memerlukan pekerja baru untuk menandatangani borang yang menunjukkan bahawa mereka telah menerima manual tersebut.
Galakkan Kecekapan
Cara paling berkesan untuk mencapai matlamat adalah asas muktamad proses syarikat. Ini mungkin bukan cara yang paling mudah atau paling cepat, tetapi cara paling intensif untuk memenuhi matlamat tanpa mengorbankan kualiti, menimbulkan risiko atau mengabaikan sebarang keperluan pengawalseliaan. Secara teorinya, jika setiap pekerja mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk setiap tugas, setiap kali, syarikat akan memenuhi semua matlamat dengan cara yang paling berkesan. Pada hakikatnya, prosedur yang diutamakan mungkin tidak dapat dilakukan setiap kali, begitu banyak proses sebenarnya merangkumi dasar khusus tentang bagaimana menangani keadaan sedemikian. Ini mungkin termasuk kelulusan dari tahap yang lebih tinggi atau dokumentasi tambahan sahaja.
Galakkan Konsistensi
Konsistensi umumnya membiak kecekapan. Apabila orang melakukan perkara dengan cara yang sama setiap kali, mereka akhirnya dapat menyelesaikan proses dalam masa yang lebih singkat, yang bermakna mereka boleh melakukan lebih banyak kerja dalam jumlah masa yang sama. Konsistensi juga membuahkan keyakinan. Kaedah yang konsisten memberi jaminan kepada pelanggan bahawa syarikat akan mengendalikan akaun mereka dengan penjagaan dan ketepatan yang sama semasa setiap interaksi. Konsistensi membantu para pekerja dan pelanggan mengetahui apa yang diharapkan apabila menghadapi situasi tertentu.
Tinggal Undang-undang
Undang-undang, badan yang mengawal selia atau syarikat insurans memerlukan syarikat untuk mendokumen dan mengedarkan beberapa proses dan prosedur. Contohnya, kebanyakan negeri menghendaki syarikat mempunyai proses yang ditetapkan untuk mengendalikan tuntutan pampasan pekerja dan memastikan semua pekerja tahu bagaimana proses itu berfungsi. Syarikat-syarikat insurans dan agensi kawal selia seperti OSHA memerlukan syarikat-syarikat untuk memperincikan dasar-dasar keselamatan, khususnya dalam persekitaran pembuatan. Termasuk maklumat ini dalam dokumen proses dan prosedur membolehkan syarikat memenuhi keperluan pengedaran.
Berkomunikasi dengan berkesan
Sebuah syarikat mungkin mempunyai banyak pekerja, pelbagai lokasi dan / atau pekerja yang bekerja shift yang berbeza. Pekerja akan meninggalkan syarikat dan pekerja baru akan menyertai syarikat itu. Cara paling mudah untuk menyampaikan jangkaan dan proses kepada semua pekerja tanpa kehilangan sesiapa, meninggalkan maklumat atau tidak konsisten adalah menulis dan mengedarkan dokumen dasar dan prosedur formal. Memastikan setiap orang mempunyai akses kepada maklumat yang sama juga membantu melindungi syarikat itu dari saman penamatan salah yang tidak berasas.
