Memo laporan mengenai halaman transmit berfungsi seperti surat penutup resumé. Fikirkan ia sebagai padang peribadi anda kepada pembaca. Tulis apa yang akan anda katakan kepada penerima jika anda menyerahkan laporan itu kepadanya secara peribadi, tetapi mula-mula mengumpulkan pendapat anda.
Sebelum menulis, penting untuk menentukan apa yang anda ingin katakan. Mengenal pasti penonton anda dan menilai keperluan dan keinginan khusus mereka. Pertimbangkan perkara ini apabila merangka memo penghantaran dan seluruh laporan atau cadangan anda.
Alamat memo penghantaran menggunakan pemformatan memo mudah. Jika organisasi anda mempunyai templat memo gunakannya. Jika tidak menggunakan persediaan ini sebagai titik permulaan:
MEMORANDUM
Kepada: Nama dan tajuk penerima Dari: Nama dan tajuk anda Tarikh: Tarikh anda menghidupkan laporan anda Subjek: Nama laporan
Tulis pernyataan pembukaan. "Berikut adalah laporan yang anda minta mengenai …" contohnya. Ia tidak perlu lama. Beberapa kalimat mudah akan mendapat kerja yang dilakukan. Gunakan format blok perniagaan untuk perenggan ini dan lain-lain memo anda. Letakkan penyata keras, atau ruang kosong, di antara setiap perenggan, tetapi jangan tab atau indent sebelum memulakan bahagian baru.
Tulis perenggan pengantar. Terangkan skop laporan, tepat apa yang akan diliputi dan bagaimana anda mengumpulkan maklumat anda.
Tulis badan memo itu. Terangkan betapa bermanfaatnya laporan untuk pembaca. Hadirkan kesimpulan utama anda dan menyerlahkan penemuan menarik atau bab-bab menarik minat khalayak anda. Apa-apa maklumat yang akan membuat laporan lebih berguna atau diakses oleh pembaca anda boleh dimasukkan ke dalam bahagian ini. Anda mungkin mahu membuat cadangan untuk penyelidikan lanjut.
Tulis perenggan penutupan. Tulis catatan ringkas terima kasih kepada pembaca anda dan maklumkan sebarang bantuan utama yang anda terima daripada rakan sekerja. Juga, tawaran untuk menjelaskan apa-apa perkara atau melakukan kerja selanjutnya jika perlu.
Semak dokumen untuk kesalahan ejaan dan tatabahasa.
Mempunyai rakan sekerja yang anda percayai proofread kerja anda. Mata segarnya akan menjadi nada dalam ucapan dan kesilapan yang membingungkan.
Buat apa-apa perubahan yang perlu dan masukkan cadangan pembaca bukti anda.
Masukkan memo selesai penghantaran ke seluruh laporan anda. Letakkannya tepat sebelum jadual kandungan dan selepas halaman tajuk laporan.
Petua
-
Tulis memo penghantaran dan bahagian prefatori lain laporan anda lepas, kerana mereka merujuk kembali ke seluruh dokumen.
Amaran
Memo penghantaran hanya digunakan untuk dokumen dalaman. Sekiranya laporan anda dimaksudkan untuk khalayak luar, seperti pelanggan potensial, tulis surat pengalihan sebaliknya. Maklumat akan sama tetapi gunakan surat perniagaan yang dibuat untuk menangani dokumen anda.
