Untuk menandatangani atau tidak menandatangani? Itulah persoalan yang kerap timbul ketika pengurus sibuk beri menulis memo. Tidak seperti huruf perniagaan, yang jelas memerlukan tandatangan, memo adalah perkara yang berbeza. Sama ada untuk menandatangani mereka tidak jelas kepada ramai pengurus muda yang baru bermula dalam dunia perniagaan. Petua berikut akan membantu mengurangkan cahaya sama ada untuk menandatangani atau tidak menandatangani.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer
-
Program pemprosesan asas
-
Panduan tatabahasa atau buku gaya, iaitu Buku Gaya AP
-
Penyelidikan topikal, iaitu laporan kewangan, laporan perakaunan, dan sebagainya.
-
Kamus, kamus, perisian hamparan (pilihan)
Di permukaan mereka mungkin kelihatan serupa, tetapi terdapat banyak perbezaan antara memo dan surat. Surat-surat yang ditulis di atas kepala syarikat adalah dokumen luaran. Mereka cenderung untuk pergi ke khalayak luar yang lebih kecil, seperti pelanggan, pembekal dan pengawal selia industri. Ini membuat tandatangan elemen yang diperlukan. Memo, bagaimanapun, adalah dalaman dan biasanya hanya dilihat oleh pekerja syarikat. Dalam amalan, memo tidak termasuk tanda tangan. Walau bagaimanapun, kadang-kadang pengurus bijak memasukkan inisial mereka di sebelah nama mereka di tajuk. Trik sebenar adalah mengetahui jika dan bila berbuat demikian.
Tujuan memo akan membantu menentukan sama ada atau tidak untuk menandatanganinya. Kedua untuk e-mel, memo adalah alat utama yang digunakan oleh pengurus untuk berkongsi maklumat dengan pekerja, sama ada pengumuman mudah atau maklumat penting mengenai perubahan dalam dasar. Beberapa memo cenderung menjadi lebih sensitif berbanding dengan yang lain.
Bagaimana sensitif adalah maklumat itu? Memo rutin - orang yang berurusan dengan topik yang tidak kontroversi - membentuk sebahagian besar memo yang dihantar oleh pengurus. Jenis-jenis memo jarang memerlukan tindak lanjut dan cenderung diambil pada nilai muka. Topik lain, seperti langkah-langkah pengurangan korporat, mengurangkan manfaat kesihatan, dan sebagainya, sukar untuk pekerja mendengar. Akibatnya, kesahihan mereka mungkin dicabar. Apabila topik itu sensitif, penulis memo boleh memulakan memo untuk menambah kesahan kandungannya. Tetapi walaupun itu, inisial tidak diperlukan.
Berapa ramai orang akan menerima memo itu? Sekali lagi, memo kadang-kadang pergi ke beratus-ratus orang dan memasukan mereka mungkin menjadi tugas yang memakan masa. Di dunia perniagaan, masa adalah wang. Malah menambah inisial boleh menjadi usaha besar. Apabila membuat keputusan sama ada atau tidak untuk memulakan memo, tanyakan apa nilai ditambah dengan tugas ini? Sekiranya tiada, langkaunya.
Petua
-
Isyarat blok tandatangan kepada pembaca bahawa mereka telah sampai ke akhir surat. Dengan memo, bagaimanapun, telegraf berakhir dengan menggunakan ungkapan peralihan yang menyerlahkan kesimpulan, seperti "dalam penutupan" atau "terakhir."
Amaran
Ingat, sama ada anda menulis memo atau surat, dengan atau tanpa tandatangan, ia mungkin dokumen yang mengikat secara sah. Jangan sekali-kali melepaskan sebarang surat-menyurat dengan tergesa-gesa. Anda boleh mendapatkan diri anda dan syarikat anda dalam air panas.
